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Perché avevamo bisogno di uno strumento?

Prima della gestione agile delle risorse, non abbiamo utilizzato alcuno strumento per la gestione delle risorse. Come mai? Per noi, il tradizionale Sistema di gestione delle risorse era troppo dettagliato in quanto funziona con le ore come unità di misura ed è pensato per una gestione dettagliata delle risorse umane.

Pertanto, nella nostra azienda, ogni squadra gestito il suo carico di lavoro individualmente. Funzionava quando eravamo in 50 o 60, ma poi abbiamo iniziato a crescere. Il numero dei membri del team è aumentato, il numero dei membri esterni è cresciuto ogni giorno e ci siamo resi conto di esserlo ha un disperato bisogno di uno strumento. È stato il nostro CEO, Filip Morávek, a identificare questa esigenza interna e ad avere l'idea di uno strumento Agile Resource Management.

Le aspettative erano alte

Attraverso lo sviluppo dello strumento Agile Resource Management, Filip, il nostro CEO, ha ricoperto il ruolo del Cliente lavorando a stretto contatto con il team di sviluppo e il nostro Product Owner, Jan Pavera. Sapevamo esattamente cosa volevamo per questo strumento:

• Gestione delle risorse a livello globale
• Una panoramica chiara dell'allocazione delle risorse sui progetti
• Un'unica scheda per tutti i progetti relativi allo sviluppo del prodotto e al rilascio del prodotto
• Da utilizzare principalmente da PM e team leader che assegnano compiti specifici ai membri del team
• Vista dei membri del team
• Offrire Road map e pianificazione del portafoglio per PM, PPM e PMO
• Per essere in grado di vedere che stiamo lavorando a diversi progetti contemporaneamente (rispetto a RM dove puoi vedere solo su quali attività stanno lavorando)

Pronto a soddisfare i requisiti

Per creare uno strumento di successo non solo per i team interni di Easy Software, ma per qualsiasi altra azienda, dovevamo soddisfare requisiti cruciali:

• Facile e visivo
• Senza barriere o richiedere permessi
• Concentrati sulla portata e sul tempo: hai tempo e portata definiti e devi fare il meglio che puoi entro il lasso di tempo
• Capacità di aggiungere persone a un progetto in base alle competenze
• Capacità di aggiungere persone a un team oa un progetto in base al livello di anzianità
• Unità di risorse non solo come individuo ma anche come team, una vista Team che mostra chi è incluso
• Assegnare un progetto a un team
• Prendendo in prestito una persona dal mio team per un altro progetto, visualizza quando una persona sta lavorando a due progetti contemporaneamente
• Priorità sui livelli PMO, PM e PPM
• Mostra i giorni di ferie e di malattia collegati al nostro plug-in di presenza
• Visualizzazione dello sprint

Lo abbiamo fatto, lo usiamo e anche tu puoi!

Abbiamo creato uno strumento versatile per la gestione delle risorse. Lo usiamo ogni giorno e ora siamo pronti a mostrarti come può aiutare al meglio la tua attività. Guarda la registrazione del webinar e ottieni tutti i migliori suggerimenti e trucchi per l'uso quotidiano!

Guarda il webinar

Jan Pavera, proprietario del prodotto

Attuazione, arriviamo

1. Preparazione

Questo caso di studio è diverso dai soliti che potresti sapere com'era non solo di attuazione, ma anche sullo sviluppo di nuove funzionalità. Se provieni da una società di sviluppo software, non dobbiamo dirti quanto possa essere difficile.

Quando si tratta di test, i client di solito tendono a testare una nuova funzionalità o nuove versioni su un'applicazione di test che viene eseguita in parallelo alla loro normale applicazione. Bene, siamo un po' diversi. E così, una volta che avevamo una versione beta pronta, l'abbiamo implementato nel nostro Easy Redmine interno, conosciuto come “Esko”, subito. Questo è successo in Può 2022, quando i nostri PMO e PM hanno iniziato a usarlo per il lavoro quotidiano. La prova era iniziata!

2. impostazioni

Nella prima fase, a è stata definita la struttura dettagliata dei progetti insieme a tutti i tipi di filtri, visualizzazioni e metriche. È stato anche fondamentale per noi definire diversi tipi di team, cosa che viene eseguita tramite Amministrazione > Categorie.

Uno dei nostri bisogni era quello di creare team in base alle competenze e all'anzianità dei membri del team. Quindi, prima abbiamo definito le competenze in Amministrazione > Categorie, dove abbiamo anche definito i livelli di anzianità, entrambi mostrati come competenze nel profilo utente. Grazie a questo, abbiamo potuto creare rapidamente team con persone di varie competenze e livelli di anzianità.

Questo è stato fatto per la prima volta per il nostro Scrum Team, il "Green team". Una volta soddisfatti del roll-out, delle impostazioni e delle funzionalità, è stato introdotto anche in altri team di Scrum. Attualmente, quattro Scrum Team, più il nostro Product Owner e PMO, utilizzano attivamente l'Agile Resource Management su base giornaliera. Anche il nostro team di marketing si è unito a noi e utilizza efficacemente il nostro strumento per pianificare i progetti.

E i risultati?

L'implementazione dell'Agile Resource Management ci ha portato:

• Panoramica globale dell'allocazione delle risorse
• Panoramica chiara dei conflitti e degli scontri di allocazione
• Capacità di creare team in base alle competenze e all'anzianità
• Capacità di reagire rapidamente alla mancanza di risorse a causa delle ferie

Le nostre funzioni preferite di Agile Resource Management

1. Gestione delle competenze – assegnazione dei membri del team a un progetto in base alle competenze e all'anzianità
2. Creazione del team – i membri del team possono essere riuniti in un unico team in cui vengono combinate varie competenze e anzianità
3. Assegnazione del progetto ai team – assegnazione dei team ai progetti
4. Panoramica dei conflitti e del lavoro parallelo – tutti vedono facilmente conflitti e scontri
5. Eventi – vedrai sempre gli eventi più importanti, globali per tutti i portfolio o per progetto