Un caso di studio sulle soluzioni di alimentazione domestica con Easy Redmine

Prima di passare a Easy Redmine

Il client utilizzava Redmine, che non disponeva di una funzionalità di gestione delle risorse utilizzabile.

Le principali sfide:

• Mantieni una visione d'insieme in un'organizzazione molto complessa (molti team che lavorano sull'hardware e sul software di un sistema complesso) e riduci la complessità con lo strumento invece di aumentarla.
• Implementazione del framework SAFe in Easy Redmine (ovvero PI-Planning per la pianificazione trimestrale di Epics e SCRUM nel mezzo)
• Combinazione di pianificazione a lungo termine (cascata) e pianificazione dello sprint a breve termine (SAFe PI-Planning e SCRUM)
• Gestione delle risorse per individui e team
• Riepilogare le informazioni nello strumento per la reportistica
• Grafici/diagrammi (le possibilità sono molto limitate)

Il nostro compito e le nostre sfide

Aspettative da soddisfare:

• Ridurre la complessità in un'organizzazione molto complessa
• Aumentare la trasparenza di tutte le attività su cui si lavora
• Consentire una definizione delle priorità efficace
• Rappresentare coerentemente la struttura gerarchica dalla visione aziendale al compito individuale
• Supportare la pianificazione e la gestione del progetto
• Programma di supporto e gestione del team

Requisiti:

1. Funzionalità di base della gestione del progetto: I diagrammi di Gantt, le tappe fondamentali, le attività, le sottoattività, le responsabilità e le stime delle risorse sono componenti essenziali.
2. Gestione delle risorse: Comprese considerazioni sulle festività e su altri fattori che influiscono sulla disponibilità delle risorse.
3. Vista del progetto: Fornire una panoramica completa dei progetti in corso.
4. Visione di squadra: Consentire ai team di vedere tutti i progetti in cui sono coinvolti.
5. Revisione dei piani di progetto: Fornire la capacità di rivedere i piani di progetto secondo necessità.
6. Percorsi critici: Identificare percorsi critici all’interno dei progetti per una pianificazione efficiente.
7. Struttura di ripartizione del lavoro (WBS): Offrendo una chiara ripartizione delle responsabilità all'interno dei progetti.
8. Monitoraggio dello stato delle attività: Monitoraggio dello stato delle attività durante tutto il ciclo di vita del progetto.
9. Documentazione dei risultati del progetto: Facilitare la documentazione dei risultati del progetto per riferimento futuro.
10. Reportistica e analisi: Generazione di report, inclusa l'analisi delle tendenze delle tappe fondamentali e offerta di modelli di reporting per diverse parti interessate con diversi livelli di dettaglio e KPI.

Perché Redmine facile:

• Gestione ibrida di progetti (agile e cascata) e gestione delle risorse
• Caratteristiche salienti: 
• Gestione delle Risorse
• Possibilità di personalizzazione
• Filtri

Fasi di implementazione:

Prima dell'implementazione è stato creato un server di prova, che è stato accuratamente testato per soddisfare i requisiti di cui sopra. Poiché nella nostra azienda la gestione dei progetti era sul punto di evolversi, i processi e l'utilizzo concreto dello strumento non sono stati definiti in modo definitivo durante l'implementazione. Adattare Easy Redmine alla nostra azienda e contemporaneamente implementare la gestione del progetto è stata la fase successiva all'utilizzo dello strumento. All'inizio abbiamo incontrato caos e frustrazione, ma dopo un po' è arrivata la trasparenza e il supporto della metodologia SAFe con una maggiore efficienza della PI-Planning.

1. impostazioni

Nella prima fase è stata definita e implementata una struttura dettagliata dei progetti. Abbiamo anche importato tutte le attività da Redmine, perché volevamo mantenere l'accesso alle conoscenze documentate in quei ticket. Ciò, tuttavia, ha portato alla difficoltà che Easy Redmine veniva utilizzato come sistema di ticketing con molte persone che creavano attività in modo casuale per qualsiasi idea e le assegnavano a progetti casuali. Ciò alla fine portò ad un enorme caos.

2. Soluzione server/soluzione cloud

Abbiamo scelto il soluzione cloud.

3. Formazione

Abbiamo formato gli utenti chiave e gli amministratori durante l'implementazione e inoltre gli altri utenti dell'applicazione in blocchi tematici completi.

4. analisi

Il cliente utilizza un ambiente di test con dati reali, che consente di testare nuovi requisiti e funzioni prima della distribuzione nell'ambiente di produzione.

Le funzionalità più utilizzate:

• Gestione delle Risorse per abbinare la pianificazione top-down e bottom-up
• WBS per strutturare progetti
• Gantt inserisce le attività in una sequenza temporale e mostra le dipendenze