Controlla i budget dei progetti come un professionista

Le competenze essenziali di un project manager includono: gestione finanziaria del progetto e assicurarsi che il progetto rimanga entro il budget stabilito. Alla fine, il rispetto del piano finanziario è spesso anche uno dei più frequenti criteri per la valutazione del progetto il successo.

Le spese individuali gradualmente “divoreranno” la somma totale di denaro che hai a disposizione per il progetto. Monitoraggio delle entrate, delle spese e del flusso di cassa complessivo è quindi fondamentale per la corretta amministrazione dell’intero budget del progetto. Se sei responsabile di più progetti contemporaneamente, incl. i propri budget, allora è necessario monitorare lo stato finanziario dell’intero portafoglio progetti.

5 passaggi per la pianificazione finanziaria del progetto

Per evitare di sprecare il budget del tuo progetto e, alla fine, di farlo fallire, abbiamo preparato dei passaggi per la pianificazione finanziaria del tuo progetto.

Selezione degli strumenti

Prima di tutto è necessario identificare uno strumento che fungerà da punto centrale della gestione finanziaria del tuo progetto. Non solo alla luce degli eventi del 2020, ma desideri anche avere accesso online a questo strumento in modo che tu e il tuo team possiate aggiungi spese in tempo reale da qualsiasi luogo, e non dimenticare nulla. Lo scenario ideale è utilizzare direttamente il software che già utilizzi per gestire il progetto stesso. Ad esempio, in Easy Redmine hai accesso diretto ai pannelli dedicati per budget, buste paga e fatture o flusso di cassa.

Identificazione delle spese

Tuttavia, il software da solo non sarà sufficiente se non identifichi accuratamente tutte le voci che rientrano nel tuo budget. Per fare ciò, ti consigliamo di utilizzare CBS o Struttura della ripartizione dei costi, per aiutarti mappa in modo trasparente tutte le componenti del tuo budget. Nessun costo o spesa potrebbe mancare alla CBSaltrimenti si corre il rischio di errori che potrebbero influenzare in modo sostanziale l'intera pianificazione del progetto.

Creazione del bilancio

Una volta ottenuta una panoramica delle entrate e delle spese previste, è possibile procedere con la pianificazione vera e propria, ovvero con la creazione del budget. Quando infatti verranno identificati tutti i costi fissi e variabili, tu farsi un'idea del progettoè il valore approssimativo e le somme che potresti raggiungere o meno.

Monitora i progressi

Durante il progetto, tu o la persona autorizzata dovete monitorare lo sviluppo reale delle finanze e confrontarli con il budget originale. Pertanto, è necessario lavorare con il conto profitti e perdite e monitorare il flusso di cassa. Inoltre, nei casi in cui utilizzi strumenti contabili separati per il monitoraggio e la registrazione, abbiamo semplificato il tuo lavoro tramite il integrazione di questi strumenti in Easy Redmine.

Soprattutto, tieni presente che puoi solo evitare potenziali superamenti del budget monitorando l'andamento dei tuoi costi e saprai subito se parte del progetto è fuori controllo.

Valutare

Come al solito, non dimenticare di fare una retrospettiva al termine del progetto. Confrontando le spese risultanti con il piano originale ti darà un'idea della precisione della tua pianificazione, che potrai migliorare in altri progetti. Puoi anche tenere traccia di quali parti del progetto si sono discostate maggiormente dal piano e determinare se ciò si verifica ripetutamente. In breve, utilizzare al massimo i dati raccolti.