Mida peaksid vältima, kui koostad projekti eelarvet

Projekti eelarve korraldab kõik kuluhinnangud kategooriatesse ja edasi ühte dokumenti, mis osutub mitmes etapis väga kasulikuks.

Projekti eelarve on üks olulisemaid eelarvelemente ja õigustatult. See dokument üksi on aluseks mitmetele otsustele ja võib mängida olulist rolli projekti edukuse määramisel. Samuti toimib see kontrollimehhanismina, mida kasutatakse projekti edenemise ja kulude mõõtmiseks regulaarsete intervallide järel projekti jõudluse analüüsimiseks.

Projekti eelarve kasutab mitmeid teabeallikaid, sealhulgas tööde jaotusstruktuuri, ajaloolist teavet, algset eelarvet, vajalikke ressursse, tegevuse kestuse hinnanguid ja oodatavaid kõikumisi.

 

Kuidas koostada edukas projekti eelarve?

Arvestades projekti eelarve olulist rolli, on oluline, et teie projekti eelarve oleks realistlik ja võimalikult lähedane tegelikkusele. On mitmeid viise, kuidas tagada, et olete koostanud eduka projekti eelarve.

 

1. Valige sobiv tehnik

Enne ettevalmistamist peate valima sobiva tehniku oma projekti eelarve jaoks. Sõltuvalt projekti tüübi, olemuse ja eesmärkide analüüsist võite valida analoogsete hinnangute, ülalt-alla hinnangute ja/või parameetriliste hinnangute vahel. Kuigi üks neist tehnikatest võib teatud projekti jaoks paremini sobida, võib sama tehnikat teise projekti jaoks, mis erineb olemuselt, olla ebasobiv. Seetõttu peab teie projekti eelarve jaoks valitud tehnik olema kooskõlas teie projekti eesmärkidega.

 

2. Arendage ja määratlege KPI-d

Projekti eelarve on sama hea kui selle olulised tulemusnäitajad (KPI-d). Hästi määratletud KPI-d muudavad teie projekti eelarve elementide jälgimise ja mõõtmise lihtsamaks. Saate küsida sisendit oma projekti ekspertidelt ja arendada vastavalt asjakohaseid KPI-sid.

 

3. Kasutage ajaloolisi andmeid ja eelnevaid juhtumeid

Alustades eelarvestamise ja analüüsi eelnevalt tehtud tööde kasutamisest ja ära kasutamisest oleks suurepärane idee. Mitte ainult ei saa te inspiratsiooni otsida varasemate andmete kasutatud tehnikatest, analüüsist ja teabest, vaid saate ka teada, mida mitte teha ja milliseid vigu vältida projekti eelarve puhul, millega tegelete.

 

4. Ärge jätke ühtegi detaili vahele

Realistlikuma ja täpsema eelarve koostamiseks on oluline lisada kõik asjakohased detailid ja andmed. Peaksite püüdma tagada, et te ei jäta tähelepanuta ühtegi potentsiaalset kulu ja olete kaasanud isegi kõige väiksemad kulud, kuna need võivad tulevikus osutuda piisavalt oluliseks, et mõjutada kogu eelarvet. Tavaliselt muudab rohkemate andmete/teabe lisamine eelarve täpsemaks. Sellegipoolest on oluline mitte lasta end kaasa viia ja lisada iga ebaoluline teave ainult selleks, et seda teha. Ressursside ja ajapiirangute tõttu peate omama tugevat otsustusvõimet, et otsustada, mida lisada ja mida mitte.

 

5. Vaadake üle ja külastage uuesti

Nii täpne kui teie projekti eelarve ka poleks, on see ikkagi vaid prognoos, mis kipub kõrvale kalduma. Isegi kui proovite arvestada kõigi võimalike teguritega, võib teie projekti eelarvele ootamatult ja ennustamatult mõjutada mõjutada mõned tegurid. Seetõttu on oluline oma eelarvet sageli üle vaadata ja uuesti külastada ning kui tuvastate erinevuse, tuleb see teatada asjakohasele sidusrühmale lepitusprotsessi alustamiseks.

 

Vead, mida tuleb projekti eelarve koostamisel vältida

Siin on asjad, mida peate vältima projekti eelarve planeerimisel ja koostamisel, et see oleks realistlik, täpne ja lõpuks edukas.

 

1. Liigne sõltumine varasematest andmetest

Kuigi varasemate andmete kasutamine on hea tava, on õhuke piir nende kasutamise ja täieliku sõltuvuse vahel. Liigne sõltumine varasematest andmetest ja varieeruvuste, ajaväärtuse ja sobivate kordajate mittearvestamine viib halva hinnanguni ja lõpuks ebatäpse projekti eelarveni.

 

2. Eesmärgi ulatuse korraliku määratlemise puudumine

Projekti ulatus tuleb eelnevalt selgelt määratleda, vastasel juhul võib see põhjustada probleeme teie eelarvele projekti hilisemates etappides, kus korrigeeriv tegevus oleks seotud paljude panustega. Eesmärgi ulatuse mittetäielik määratlemine võib tähendada, et kuluhinnangud jäetakse projekti eelarvest välja, mis tekitaks suuri kahtlusi selle usaldusväärsuse ja täpsuse osas.

 

3. Kulude alahindamine

Kuigi optimism on hea asi, võib see meelitada sind kulude alahindamisse ja ebareaalsete hinnangute esitamisse. Projekti eelarve koostamise ajal võid leida end soovimast kulude alahindamist, et hinnangud oleksid madalamad ja aitaksid projekti eelarvet teatud piirides hoida. Kuigi lühiajaliselt võid sellega pääseda, tuleb see kindlasti hiljem tagasi kummitama, sest kui eelarve hinnangud on alahinnatud ja ebatäpsed, leiad end hilisemates projektietappides võitlust pidamas täiendavate rahastuste heakskiitmiseks, et täita alguses arvestamata jäänud lüngad.

 

4. Saadavuse ülehindamine

Veel üks asi, mis võib meelest minna projekti eelarvet planeerides, on see, et pead arvestama meeskonnaliikmete saadamatusega projekti käigus. Ideaalis sooviksid hinnata, et terve meeskond on 100% vajalikul ajal saadaval ja teeksid vastava eelarvehinnangu. Kuigi "100% saadavus" kõlab ahvatlevalt, ei ole see tegelikkuses praktiliselt võimalik ja peaksid arvestama nii oodatud kui ootamatu meeskonnaliikmete saadamatusega ning lisama selle teguri oma projekti eelarvesse.

 

5. Maksude arvestamise unustamine

Kuigi see võib tunduda väikese probleemina, võib see olla oluliste kulude ületamise põhjuseks. Pead tagama, et kõik sinu hinnangud ja pakkumised sisaldavad maksud, et koostada täpsem eelarve.