Quali sono gli errori da evitare quando si pianifica un budget di progetto

I budget del progetto organizza tutte le stime dei costi in categorie e ulteriormente in un unico documento che si rivela molto utile in più fasi del progetto.

Il budget di un progetto è uno degli elementi più importanti di qualsiasi budget, e giustamente. Questo documento da solo viene utilizzato come base per molteplici decisioni e può svolgere un ruolo importante nel determinare il successo di un progetto. Serve anche come meccanismo di controllo, che viene utilizzato per misurare progressi e costi rispetto, a intervalli regolari, per analizzare le prestazioni del progetto.

Utilizza un budget di progetto più fonti di informazione compresa una struttura di suddivisione del lavoro, informazioni storiche, budget iniziale, risorse richieste, stime della durata dell'attività e scostamenti previsti.

 

Come preparare un budget di progetto di successo?

Dato quanto sia cruciale il ruolo del budget di un progetto, è importante che il budget del progetto sia realistico e il più vicino possibile alla realtà. Esistono diversi modi per assicurarsi di aver preparato un budget di progetto di successo.

 

1. Determinare una tecnica adatta

Prima di iniziare con la preparazione, è necessario determinare una tecnica adatta al budget del progetto. A seconda della tua analisi del tipo, della natura e degli obiettivi del tuo progetto, puoi optare per la stima analoga, la stima top-down e / o la stima parametrica. Mentre una di queste tecniche potrebbe funzionare meglio per un determinato progetto, la stessa tecnica potrebbe non essere adatta per un altro progetto di natura diversa. Di conseguenza, la tecnica selezionata per il budget del progetto deve essere in linea con il progetto.

 

2. Sviluppare e definire KPI

Un budget di progetto è buono quanto il suo Key Performance Indicators (KPI). KPI ben definiti ti semplificheranno il monitoraggio e la misurazione degli elementi del budget del tuo progetto. Puoi cercare input da esperti all'interno del tuo progetto e sviluppare KPI rilevanti di conseguenza.

 

3. Sfruttare dati storici e precedenti

Iniziare utilizzando e sfruttando il budget e l'analisi precedentemente eseguiti sarebbe un'ottima idea. Non solo puoi cercare ispirazione dal tipo di tecniche, analisi e informazioni utilizzate nei dati precedenti, ma puoi anche imparare cosa non fare e quali errori evitare per il budget del progetto su cui stai lavorando.

 

4. Nessun dettaglio di ricambio

Al fine di rendere un budget più realistico e accurato, includere tutti i dettagli e i dati rilevanti è la chiave. Dovresti cercare di assicurarti di non aver trascurato alcun costo potenziale e di aver incluso anche il più piccolo dei costi perché potrebbero rivelarsi abbastanza significativi da influenzare l'intero budget in futuro. Convenzionalmente, incorporare più dati / informazioni nel budget lo rende più accurato. Detto questo, è anche fondamentale non lasciarsi trasportare e includere ogni singola informazione irrilevante, solo per il gusto di farlo. A causa di risorse e vincoli di tempo, è necessario avere un giudizio forte per decidere cosa includere e cosa no.

 

5. Rivedere e rivedere

Per quanto accurato possa essere il budget del tuo progetto, è ancora solo una previsione che tende a deviare. Anche se provi a tenere conto di tutti i potenziali fattori, il budget del tuo progetto potrebbe essere confrontato con alcune inevitabili e fattori imprevisti che possono influire sul budget del progetto in misura significativa. Di conseguenza, rivedere e rivedere il budget su base frequente è importante e se si identifica una discrepanza, è necessario segnalarla allo stakeholder pertinente, per iniziare il processo di riconciliazione.

 

Errori da evitare quando si pianifica un budget di progetto

Ecco le cose che devi evitare durante la pianificazione e preparare un budget di progetto, in modo che sia realistico, accurato e, in definitiva, di successo.

 

1. Fare affidamento sui dati precedenti

Sebbene l'utilizzo di dati precedenti sia considerato una buona pratica, esiste una linea sottile tra il loro utilizzo e il dipendere interamente da essi. Basandosi molto sui dati precedenti e non incorporando varianze, valore temporale e moltiplicatori adeguati comporterebbe, in ultima analisi, una stima inadeguata e un budget di progetto impreciso.

 

2. Non definire correttamente l'ambito

L'ambito di un progetto deve essere chiaramente definito in anticipo, altrimenti potrebbe causare problemi al budget nelle fasi successive del progetto, dove l'azione correttiva avrebbe molte poste in gioco ad essa associate. Può risultare in una definizione incompleta dell'ambito stime dei costi essere saltati dal budget del progetto, il che solleverebbe enormi dubbi sulla credibilità e l'accuratezza dello stesso.

 

3. Sottovalutazione dei costi

Sebbene essere ottimisti sia una buona cosa, potrebbe spingerti a sottovalutare i costi e presentare stime non realistiche. Durante la preparazione di un budget di progetto, potresti trovarti a voler sottovalutare i costi solo per ridurre le stime e aiutare il budget del tuo progetto a rispettare determinati limiti. Anche se potresti farla franca nel breve periodo, tornerà sicuramente a perseguitarti perché se le tue stime di budget sono sottovalutate e imprecise, ti ritroverai a lottare per ottenere fondi aggiuntivi approvati nelle fasi successive del progetto, per riempire le lacune di cui non hai tenuto conto inizialmente.

 

4. Sovrastimare la disponibilità

Un'altra cosa che potrebbe sfuggirti di mente mentre pianifichi un budget di progetto è che dovrai tenere conto dell'indisponibilità dei membri del team che lavorano al progetto. Idealmente, dovresti stimare che l'intero team sarà disponibile al 100% del tempo richiesto e farai la stima del budget di conseguenza. Mentre 100% di disponibilità suona attraente, non è praticamente possibile nella realtà e dovresti tenere conto sia dell'indisponibilità attesa che inaspettata dei membri del team e incorporare questo fattore nel budget del tuo progetto.

 

5. Dimenticare di tenere conto delle tasse

Anche se può sembrare un piccolo problema, può finire per essere la ragione dietro significativi sforamenti dei costi. È necessario assicurarsi che tutte le stime e i preventivi includano le tasse, al fine di preparare un budget più accurato.