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monitoraggio Task

task

Come utilizzare il rilevamento delle attività

Video tutorial ed webinar per Easy Redmine 11
Panoramica delle funzionalità di rilevamento delle attività
Impostazioni globali di tracciamento delle attività
Come lavorare con gli allegati
Editor di attività rapido
Stati delle attività
Workflow
Rapporti di lavoro
Come aggiungere / modificare l'attività principale
Come copiare le attività
Come unire le attività esistenti
Come contrassegnare un'attività come preferita
Come usare i commenti privati
compiti distribuiti
Attività ripetute
Come creare modelli di attività utilizzando il pulsante Magic
Come mostrare l'ID attività nell'Elenco attività e nel widget Elenco attività sulla mia dashboard
Categorie di attività
situazioni d'angolo

 

Panoramica delle funzionalità di rilevamento delle attività

In questo post impareremo come lavorare con le attività. Nell'attività hai alcuni attributi di base come autore dell'attività, assegnatario dell'incarico, data di inizio, data di scadenza, tempo stimato, Trascorso il tempo, priorità dell'attività, tracker e stato.

  • tempo trascorso = tempo di progetto riportato, sempre senza sottoprogetti
  • Tempo totale trascorso = tempo di progetto riportato, sempre con sottoprogetti
  • Ore stimate = tempo stimato dalle attività, sempre senza sottoprogetti
  • Ore totali stimate = tempo stimato dalle attività, i sottoprogetti vengono considerati in base all'impostazione "Visualizza attività dei sottoprogetti sui progetti principali per impostazione predefinita" (può essere modificata in Amministrazione >> Impostazioni >> Tracciamento attività >> Visualizzazione)

Se passi il mouse su ogni attributo verrà visualizzata una matita, quando fai clic su di essa, sarai in grado di modificare qualsiasi attributo se sei di fretta.

Un altro modo per modificare gli attributi dell'attività è tramite il "Aggiornare" pulsante. Sarai in grado di aggiungere un commento e modificare tutti gli attributi che devi modificare contemporaneamente.

È inoltre possibile modificare attributi aggiuntivi, se necessario. Questi differiscono in base alle impostazioni dei campi che hai in un'attività o nei campi personalizzati.

Ci sono più opzioni di ciò che puoi fare con un'attività nella colonna di destra dopo aver fatto clic su "Di Più" pulsante.

Puoi aggiungi un'attività come preferita, con questo, sarai in grado di accedervi rapidamente. Puoi orologio l'attività in modo da ricevere aggiornamenti anche quando non sei assegnato o un collega. Puoi Copia l'attività se si fa clic su di essa si aprirà un nuovo modulo dell'attività, verrà precompilata in base a questa attività e quindi sarà sufficiente fare clic su Salva e verrà creata la copia. Puoi Sposta il compito tra i progetti.

È anche possibile eliminare l'attività, ma non lo consigliamo a meno che tu non lo pensi davvero. Se devi unire le attività in un'unica attività, usa il file unire pulsante. Puoi aggiungere un'attività correlata, ci sono molte relazioni di attività che puoi trovare in relazioni di attività inviare. Se devi fare qualcosa che devi differire dallo scopo dell'attività originale, puoi aggiungere una sottoattività. Queste attività saranno collegate e lo vedrai qui:

Puoi creare un progetto basato su un compito particolare. Se disponi di un plug-in della knowledge base, puoi creare un post della conoscenza facendo clic su l'icona "Conoscenza" (lampadina).

E ovviamente puoi stampare l'attività premendo Ctrl+P. Puoi anche esportarlo in molti modi usando le opzioni di esportazione nell'angolo in basso a destra.

Per ogni commento, il file Pulsante "Link al diario" è disponibile nel suo menu contestuale (l'icona della ruota dentata) e consente di copiare / incollare il collegamento direttamente al particolare commento nel giornale. Basta fare clic su di esso con il tasto sinistro del mouse per copiarlo immediatamente negli appunti.

 

Impostazioni globali di tracciamento delle attività

Le impostazioni globali del monitoraggio delle attività sono disponibili in Amministrazione >> Impostazioni >> Monitoraggio delle attività.

1) Display

Mostra ID attività

Questo imposta, se vedi l'ID attività nel titolo dell'attività o meno.

Visualizza le attività dei sottoprogetti sui progetti principali per impostazione predefinita

Ciò consente di impostare se si desidera visualizzare o meno le attività del sottoprogetto nell'età principale delle attività dei genitori.

Seleziona le attività correlate nel nuovo modulo dell'attività

Se attivi questa opzione, sarai in grado di selezionare un'attività correlata quando crei direttamente una nuova attività.

Visualizza la selezione del progetto sull'attività

Questo attiva l'opzione di selezionare e modificare il progetto in linea su un'attività.

Mostra le attività di vendita sulle attività

Quando è attivata, le attività di vendita dei casi CRM verranno mostrate direttamente sulle attività.

Display creato su as

Con questo, puoi impostare come desideri che venga visualizzata la data di creazione, con o senza tempo.

Usa la combinazione di colori per

Qui puoi scegliere in base a quale combinazione di colori viene utilizzata. Può essere basato sulla priorità, sullo stato o sul tipo di attività dell'attività.

2) Comportamento

Consentire di impostare la data di scadenza del lavoro dopo la data del traguardo

Questa impostazione consente o impedisce agli utenti di impostare la data di scadenza di un'attività dopo una data cardine. Ad esempio, se la pietra miliare è l'1. 1. 2016, l'utente potrà creare un'attività con una data di scadenza l'1. 2. 2016 quando l'opzione è selezionata. Se ciò non è consentito, l'utente potrà impostare la data di scadenza solo fino all'1. 1. 2016. Quando un'attività viene spostata oltre il traguardo in Easy Gantt, il traguardo verrà spostato automaticamente al punto in cui è dovuto data perché nessuna attività dovrebbe effettivamente rimanere oltre il giorno della pietra miliare, che rappresenta un momento in cui tutte le attività associate sono state completate.

Abilita attività private

A volte potresti avere un'attività esclusiva che nessun altro dovrebbe vedere, tranne l'autore, l'assegnatario e i colleghi dell'attività. A questo scopo, le attività private tornano utili. Per poter creare attività private, devi attivare questa opzione sulle attività. Per fare ciò, vai su Amministrazione >> Impostazioni >> Tracciamento attività dove devi selezionare l'opzione "Abilita attività private". Inoltre, per il ruolo dell'utente è necessaria un'autorizzazione denominata "Imposta attività come private" per consentirgli di creare attività private. Inoltre, il campo standard "Privato" deve essere selezionato nelle impostazioni del tracker (Amministrazione >> Tracker >> seleziona tracker >> Campi standard). Solo dopo aver soddisfatto queste condizioni è possibile utilizzare le attività private.

Quando si crea una nuova attività, la casella di controllo "Privato" è disponibile. Se selezionata, l'attività verrà visualizzata solo dall'autore, dall'assegnatario e dal collega. Nessun altro sarà in grado di vederlo. Per riconoscere facilmente le attività private, sono presenti un'etichetta chiaramente visibile e un'icona accanto al nome dell'attività. Un altro modo per assicurarsi che le attività vengano visualizzate solo da determinati utenti consiste nell'aggiungere loro un ruolo in cui hanno solo l'autorizzazione per visualizzare le attività in cui sono l'assegnatario, il collega o l'autore.

Consenti attività ripetute

Ciò consente agli utenti di creare attività ripetute. Come creare attività ripetute può essere trovato qui.

Collega le attività dopo la copia

Con questa impostazione, puoi scegliere se collegare le attività che copi, impostare qui se il sistema te lo richiede o se il sistema può farlo automaticamente.

Consenti attività secondarie tra progetti

È possibile impostare qui se si desidera abilitare attività secondarie tra progetti e se in quali circostanze. Avrai queste opzioni:

  • disabile
  • Con tutti i progetti
  • Con albero del progetto
  • Con gerarchia del progetto
  • con sottoprogetti

Consenti relazioni tra attività di progetto

È possibile impostare qui se si desidera abilitare le relazioni tra attività di progetto. Se questa opzione è disabilitata, l'attività del progetto A non può essere correlata a un'attività del progetto B.

Consenti l'assegnazione di attività ai gruppi

Con questa opzione attivata, puoi assegnare attività a gruppi di utenti. Il gruppo deve essere impostato come membro del progetto.

Usa la data corrente come data di inizio per le nuove attività

Questa impostazione imposta automaticamente la data corrente come giorno di inizio di un'attività. la casella sarà precompilata con la data corrente. Se lo disattivi, la casella della data di inizio sarà vuota.

Chiudendo l'attività principale, chiudi anche le attività secondarie

Con questa opzione selezionata tutte le attività secondarie verranno chiuse con l'attività principale.

Calcola il rapporto tra attività svolte

Qui scegli come calcolare il rapporto di completamento di un'attività.

Imposta completato al 100% su attività chiuse

Quando scegli di attivare questa opzione, la percentuale si riempirà automaticamente del 100% quando contrassegni un'attività come chiusa.

I commenti sulle attività sono privati ​​per impostazione predefinita

Tutte le note aggiunte verranno archiviate come private per impostazione predefinita.

Ignora il flusso di lavoro per gli amministratori

Con questa opzione attivata, l'amministratore può sostanzialmente fare quello che vuole, indipendentemente dai ruoli che ha e dalle impostazioni del flusso di lavoro assegnate a quei ruoli. Questa opzione si applica solo alle transizioni dello stato delle attività, non alle autorizzazioni dei campi delle attività o alle autorizzazioni dei campi CRM.

Limite di esportazione delle attività

Quando si esportano le attività, è possibile impostare il numero massimo di attività che possono essere esportate. Se desideri esportare, ad esempio, più di 500 attività contemporaneamente, assicurati di non avere il limite impostato su 400, ad esempio.

 

Come lavorare con gli allegati

Gli allegati possono essere aggiunti all'attività in qualsiasi momento. Per aggiungere un allegato fare clic sulla casella o trascinare un file nella casella nell'immagine seguente:

Il limite della dimensione del file può essere modificato in Amministrazione >> Impostazioni >> File

Per visualizzare un'immagine allegata nei commenti all'interno del testo ti consigliamo di utilizzare il seguente modo, che risparmierà spazio sul server e manterrà rapidi i tempi di caricamento.

Aggiungi il testo e il nome del file seguenti:

 

Potrai limitare la visibilità dei file utilizzando la funzione di commento privato.

Se un commento viene contrassegnato come privato, anche l'allegato collegato a quel particolare aggiornamento verrà mantenuto privato, visibile solo agli utenti che dispongono delle autorizzazioni per vedere i commenti privati.

avvertimento: Se lasci il commento vuoto e selezioni solo la casella privata, l'allegato NON verrà contrassegnato come privato. Un commento privato deve contenere del testo, altrimenti non è un commento.

 

Come utilizzare Quick task editor

Panoramica
Come accedere all'editor delle attività rapide
L'aspetto e le funzioni dell'editor delle attività rapide
Limitazioni dell'editor di attività rapide

 

Panoramica

L'editor delle attività rapide è disponibile nelle seguenti funzionalità di Easy Redmine:

L'editor di attività rapido consente di vedere e / o modificare tutti i dati importanti relativi a un'attività specifica in una finestra pop-up a schermata singola, eliminando la necessità di aprire l'attività in una scheda separata. Quindi, è come una visualizzazione compatta di tutto ciò che di solito si trova in varie schede, colonne o pulsanti della normale visualizzazione delle attività. Ancora più importante, l'editor di attività rapido è estremamente veloce e facile da usare e il suo scopo principale è risparmiare tempo durante la gestione delle attività standard.

 

Come accedere all'editor delle attività rapide

Ecco come accedere all'editor di attività rapide in varie funzionalità:

  • Tavola agile - Scrum e Kanban: Per aprire l'editor di attività rapide di un'attività specifica dalla bacheca Scrum / Kanban, fai clic sull'attività stessa.
  • Facile Gantt PRO: Fare doppio clic su qualsiasi attività sulla timeline o nell'albero di sinistra per aprire l'editor delle attività rapide. Quando si modifica un'attività utilizzando l'editor di attività rapide in Easy Gantt, le modifiche non verranno salvate a meno che l'utente non faccia clic sul pulsante Salva nell'angolo in alto a destra della finestra della sequenza temporale.
  • Gestione delle Risorse: Fare doppio clic su qualsiasi attività sulla timeline o nell'albero di sinistra per aprire l'editor delle attività rapide. Quando si modifica un'attività utilizzando l'Editor attività rapida in Gestione risorse, le modifiche non verranno salvate a meno che l'utente non faccia clic sul pulsante Salva nell'angolo in alto a destra della finestra della sequenza temporale.
  • Scheduler: Per aprire l'editor di attività rapide di un'attività specifica da Scheduler, fai clic sull'attività stessa.
  • Elenco delle attività: Per aprire l'editor di attività rapide per un'attività specifica dall'elenco delle attività, fai clic sull'icona "matita in un quadrato" nel menu di scelta rapida di un'attività mentre il cursore del mouse si trova su di essa.
  • WBS - Work Breakdown Structure: Per aprire l'editor di attività rapide di un'attività specifica da WBS, fai clic su qualsiasi attività nella mappa mentale e seleziona l'icona della matita.

 

L'aspetto e le funzioni dell'editor delle attività rapide

Ad esempio, questo è come appare nell'elenco delle attività. L'icona "matita in un quadrato" apre immediatamente l'editor delle attività rapide. Per accedere all'editor delle attività rapide all'interno di qualsiasi altra funzionalità (oltre all'elenco delle attività) da quelle sopra elencate, basta eseguire i passaggi standard per modificare un'attività e l'editor delle attività rapide di solito si apre automaticamente in modo da non avere problemi a trovarlo.


Di seguito è riportato l'aspetto dell'editor delle attività rapide. Come puoi vedere, il menu della barra laterale contiene pulsanti per la navigazione rapida agli attributi delle attività richieste che desideri controllare o modificare, ovvero dettagli, descrizione, commenti, allegati, tempo trascorso, colleghi, tag, attività secondarie, attività principale e attività correlate.


Ovviamente, l'editor di attività rapide non è sicuramente una visualizzazione passiva ma è completamente interattivo, quindi puoi modificare rapidamente uno qualsiasi di questi attributi visibili dell'attività o aggiungere testo mancante semplicemente facendo clic sulla rispettiva area dello schermo.

 

Limitazioni dell'editor di attività rapide

Limitazioni generali:

  • Non è possibile mostrare i diagrammi nell'editor delle attività rapide.
  • Non è possibile inserire immagini nel testo del commento nell'editor di attività rapide.
  • L'editor delle attività rapide supporta la formattazione del testo solo in HTML.
  • In WBS, non solo le attività ma anche i progetti possono essere visualizzati utilizzando l'editor di attività rapide (facendo clic sull'icona della matita). In caso di progetti, tuttavia, tutti i dati visualizzati sono di sola lettura (non possono essere modificati).
  • DMS non funziona con l'editor delle attività rapide. Non è possibile memorizzare allegati DMS al suo interno, anche se questo è impostato nel sistema.
  • Se cambi un tracker attività con un altro nell'editor attività rapida, mentre il tracker originale conteneva un campo personalizzato obbligatorio, che non fa parte del tracker appena selezionato, cambiare il tracker non sarà possibile in questo modo e sarai solo in grado per farlo nella pagina dei dettagli dell'attività, con l'aggiornamento regolare dell'attività.
  • Ogni volta che apri un'attività nell'editor delle attività rapide, nel tuo browser viene generato un indirizzo URL speciale, che termina con qualcosa come #modal-issue-123456. È possibile utilizzare questo indirizzo per aprire quell'attività direttamente nell'editor delle attività rapide (cioè senza la necessità di fare clic sull'icona). Tuttavia, non funzionerà quando si tenta di aprire quell'attività da una pagina diversa (ad esempio quando si cambia l'indirizzo prima della sezione #modal-issue-123456).

Il diagramma di Gantt e le limitazioni della gestione delle risorse:

  • Quando si modifica un'attività utilizzando l'Editor attività rapida, le modifiche non verranno salvate a meno che l'utente non faccia clic sul pulsante Salva nell'angolo in alto a destra della finestra della sequenza temporale. Solo i seguenti campi vengono salvati automaticamente: Descrizione, Attività, Commenti, Ora registro, Tag, Collaboratori, Campi personalizzati.
  • Non è possibile aggiungere attività secondarie, attività principali e attività correlate tramite l'editor delle attività rapide (valido solo per il diagramma di Gantt e la gestione delle risorse).

Limitazioni dei campi personalizzati:

  • Booleano - solo i pulsanti di opzione, non la possibilità di menu a discesa nell'editor delle attività rapide
  • Lookup - non è possibile modificarlo, viene visualizzato solo nell'editor delle attività rapide
  • Elenco chiave / valore, Milestone, Utente + visualizzazione dell'impostazione multipla - mostrato solo come una casella a discesa nell'editor delle attività rapide
  • Colore - non mostrato nell'editor delle attività rapide
  • Campo personalizzato dipendente - non ancora implementato nell'editor delle attività rapide

 

Stati delle attività

Gestire stati delle attività, Andare al Menu globale >> Amministrazione >> Stati attività 

Avrai la possibilità di creare un nuovo stato facendo clic su Nuovo stato pulsante.

Atterrerai su questa pagina:

Qui inserisci il nome dello stato, descrivi ad esempio per cosa dovrebbe essere utilizzato e puoi scegliere se l'attività verrà chiusa da questo stato. E puoi anche impostare la combinazione di colori. 

Per far funzionare la combinazione di colori per stato, devi sceglierla nelle impostazioni.


Per eliminare uno stato è sufficiente fare clic sull'icona del cestino a destra.

IMPORTANTE: Se desideri eliminare uno stato, assicurati che lo sia non utilizzato in un progetto esistente o anche in un modello. Lo stato usato non può essere cancellato.

Nell'elenco degli stati puoi anche modificare l'ordine degli stati trascinandoli tramite l'icona sul lato sinistro verso l'alto o verso il basso. L'ordine degli stati chiusi è importante per quanto riguarda, ad esempio, unire i compiti, dove il primo stato chiuso viene utilizzato per chiudere una delle attività.

 

Workflow

Video tutorial ed webinar per Easy Redmine 11
le transizioni di stato
Autorizzazioni dei campi attività
Suggerimenti e trucchi

 

le transizioni di stato

È possibile accedere alle impostazioni del flusso di lavoro Menu globale >> Amministrazione >> Flusso di lavoro.

Qui devi scegliere un ruolo e quali modifiche questo ruolo può fare su un compito con un tracker particolare. Clicca sul verde "Modifica" e verranno visualizzate le opzioni. Nella colonna di sinistra c'è l'elenco di tutti gli stati correnti che un'attività potrebbe avere, mentre sul lato destro ci sono i "Nuovi stati consentiti" con le caselle di controllo, che possono essere selezionate (stato consentito) o deselezionate (stato consentito) non è consentito) per la selezione quando lo stato corrente, il ruolo e il tracker sono già stati impostati sull'attività. Secondo l'esempio seguente, quando un'attività ha un'attività tracker, Project Manager può solo modificare lo stato da Nuovo a Realizzazione, niente Di più.

 

Autorizzazioni dei campi attività

I permessi di campo indicano ciò che un particolare ruolo può riempire o ciò che deve compilare per vari campi delle attività. Scegli un ruolo e un tracker per i quali si applicano queste autorizzazioni. È possibile impostare le autorizzazioni per i campi standard e anche per i campi personalizzati. Se il campo ha una stella rossa accanto, è un campo obbligatorio a livello globale che deve essere sempre compilato indipendentemente dal tuo ruolo. Il campo senza la stella rossa può essere impostato come:

  • Obbligatorio
  • Sola lettura
  • Vuoto (il campo può essere riempito oppure no)

 

Suggerimenti e trucchi

Se uno stato non deve essere usato sotto un tracker, assicurati di deselezionare caselle di controllo rispettate in una formazione incrociata.

Usa caso 1: configura una catena di approvazione

Di seguito è riportato un esempio di come funziona la catena di approvazione. Ogni ruolo (ad es. Rappresentante, manager, tecnico, ecc.) Può solo cambiare lo stato di un'attività in un determinato modo che garantisce che il processo sia fluido e che non vi siano conflitti interni. Ad esempio, solo il rappresentante che è in contatto diretto con il cliente può cambiare lo stato in "Fatto" una volta che l'intero processo è terminato e una volta che il cliente è stato informato. Mentre solo il manager può approvare o rifiutare particolari richieste avviate dal cliente.

Il cliente avvia una nuova richiesta (attività), il rappresentante quindi risponde al cliente che la richiesta è stata inoltrata per ulteriore approvazione e la contrassegna con lo stato "In attesa di approvazione". Il manager ha un elenco di tutte le richieste (attività) contrassegnate come "in attesa di approvazione". Una volta deciso se la rispettiva richiesta deve essere approvata per ulteriori azioni, modifica lo stato della richiesta (attività) di conseguenza in "Approvato" o "Rifiutato".

Il tecnico ha una lista dove vengono mostrate tutte le richieste “approvate”. Ci lavora continuamente e una volta che ha finito con qualcuno, ne cambia lo stato in "Da controllare e fatturare". In questo momento la richiesta (attività) viene visualizzata nell'elenco del rappresentante, che ricontrolla l'operato del tecnico. Se tutti i requisiti del cliente sono soddisfatti, contrassegna l'attività come "completata" e informa il cliente di conseguenza.

Caso d'uso 2: obbliga gli utenti a inserire dati importanti - richiesti

Per ottenere determinati dati che sono fondamentali per te, puoi rendere obbligatori alcuni campi, questo può essere fatto impostando tale campo sullo stato "Richiesto". Ad esempio, quando hai bisogno della data di nascita del tuo cliente (ad es. Per stabilire se il cliente è maggiorenne) puoi impostare il campo "Data di nascita" come "Richiesto" in modo che il cliente non possa procedere senza debitamente compilando prima questo campo.

Caso d'uso 3 - Disabilita utenti non autorizzati per modificare dati importanti - sola lettura

Fai attenzione poiché l'oggetto e la descrizione devono essere abilitati in una nuova attività. Ad alcuni utenti è consentito solo eseguire determinate azioni e non possono modificare o rimuovere informazioni importanti, ciò può essere ottenuto abilitando la modalità "Sola lettura".

Ad esempio, se un cliente inserisce la propria data di nascita, tale campo potrebbe essere impostato in modalità di sola lettura per evitare una perdita accidentale di tali dati. In alternativa, solo un responsabile (o altro soggetto idoneo) potrà essere abilitato a modificare/cancellare tali dati mentre altri no.

Usa caso 4 - Disabilita lo stato non necessario sul tipo di lavoro in cui non ti serve

Lo stato "revisione del codice" è importante per il reparto IT, ma non per altri reparti. Gli specialisti IT saranno in grado di utilizzare lo stato "Revisione codice", ma gli utenti di altri dipartimenti non potranno accedervi.

 

Rapporti di lavoro

Easy Redmine fornisce diversi tipi di relazioni tra attività

  • correlate a - Aggiunge solo un collegamento all'altra attività.
  • duplicati - Collega le attività in modo che chiudendone una si chiuda l'altra (ad esempio chiudendo A si chiuderà B).

Ad esempio, se l'attività B duplicati A:
- la chiusura di B lascerà A aperto
- chiudendo A si chiuderà automaticamente B

  • duplicato da - Reciproco di duplicati.

Ad esempio, se l'attività A è duplicata by compito B: - chiudendo B lascerà A aperto

- chiudendo A si chiuderà automaticamente B

  • blocchi - Collega le attività in modo che la chiusura di una possa essere bloccata da un'attività ancora aperta. Se l'attività B blocca A, A non può essere chiuso a meno che non lo sia B.
  • bloccato da - Reciproco di blocchi.
  • precede - Collega le attività per definire un "ordine", in cui A deve essere completato x giorni prima che B possa essere avviato. Se B segue A, non puoi dare a B una data di inizio uguale o inferiore alla data di fine di A.
  • segue - Reciproco di precede.

Se l'attività B segue A (ex A termina il 21/04 e B inizia il 22/04) e aggiungi +2 giorni alla data di fine di A, anche le date di inizio e fine di B saranno +2.

  • copiato da - Collega le attività per identificare se è stata copiata e da quale attività è stata copiata.
  • copiati - Reciproco di copiato da.

Per aggiungere una nuova relazione tra attività, procedere come segue:
In attività particolari nel menu Globale, scegli l'opzione Aggiungi attività correlata. Qui puoi scegliere il tipo di relazione, l'attività e per i tipi di relazione Precede o Segue puoi anche scegliere il ritardo in giorni.


Un'altra opzione per aggiungere una tas correlatak significa menzionare #ID nel commento o nella descrizione dell'attività.

Per farlo funzionare è necessario abilitare un'impostazione globale (Amministrazione >> Impostazioni >> Monitoraggio attività). Questa impostazione è disabilitata per impostazione predefinita, per evitare comportamenti imprevisti.

Come funziona

Quando crei o modifichi un'attività, inserisci # + ID nel commento o nella descrizione. Devi selezionare l'attività dal suggeritore. Dopo il salvataggio verrà creata una relazione tra le attività.

Questa operazione rispetta le autorizzazioni dell'utente corrente e altre convalide per le attività correlate (impostazioni delle relazioni tra progetti, ecc.)

Perché è richiesta la selezione dal suggeritore?

Per evitare di mettere in relazione le attività attraverso altri canali da cui è possibile creare o modificare le attività (attività API, webhook, Help desk). Oppure inserendo manualmente un gran numero di ID attività nel tentativo di sopraffare il sistema (sicurezza).

 

Come aggiungere / modificare l'attività principale

In questo post, ti mostrerò come impostare i ruoli, le autorizzazioni e il sistema in modo che i tuoi utenti possano aggiungere attività principali alle attività esistenti o durante la creazione di una nuova attività. La prima cosa è andare Amministrazione >> Ruoli e autorizzazioni e un ruolo specifico. Ad esempio Project manager. Qui devi impostare che questo ruolo possa gestire le attività secondarie.

 

Un piccolo consiglio = puoi trovare facilmente qualsiasi cosa se usi il comando Ctrl+F e digiti quello che stai cercando. Allora devi fare un'altra cosa. Assicurati di aver selezionato l'attività principale nelle impostazioni del tracker.

Se hai impostato tutto correttamente, sarai in grado di aggiungere un'attività principale alle tue attività. Dovrebbe quindi apparire così quando si aggiorna l'attività e fare clic su » fare clic qui per modificare attributi aggiuntivi.

Dopo aver fatto clic su un segno più, apparirà una finestra pop-up.

  

Puoi cercare o semplicemente scegliere un'attività e fare clic su Salva.

 

Come copiare le attività

Puoi copiare una singola attività e più attività in blocco. Ecco come farlo.

 

Come copiare una singola attività

Prima di copiare un'attività, è necessario selezionarne una dall'elenco delle attività. Quando sei nell'elenco delle attività e devi copiare un'attività, fai clic su di essa con il tasto destro del mouse e seleziona Copia dal menu contestuale come illustrato di seguito.

Un altro modo è andare direttamente alla visualizzazione dettagliata dell'attività specifica e selezionare l'opzione Copia dall'elenco del menu a destra, come illustrato di seguito.

Dopo aver fatto clic su Copia, si apre una finestra Nuova attività. Come illustrato di seguito, la maggior parte degli attributi è già precompilata e preselezionata dall'attività originale. In questo modo, puoi facilmente modificare alcuni attributi che non è necessario avere in quello nuovo.

 Se desideri una copia perfetta e invariata, fai semplicemente clic sul pulsante Crea in fondo alla pagina e l'attività verrà copiata nello stesso progetto dell'originale.

Copia più attività contemporaneamente

La procedura è abbastanza simile. Nell'elenco delle attività, seleziona le caselle di tutte le attività che devi copiare, quindi fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi dell'area delle attività e seleziona Copia dal menu contestuale come illustrato di seguito.

Nella schermata seguente, puoi modificare alcuni attributi per tutte le attività in blocco (come progetto, tracker, priorità, assegnatario ecc.) oppure puoi lasciare tutto invariato. Puoi creare le copie facendo clic sul rispettivo pulsante in fondo alla pagina, come illustrato di seguito.

NOTA IMPORTANTE: Ogni attività contiene le date di creazione e chiusura (se chiusa o riaperta) nell'angolo in alto a destra della visualizzazione dei dettagli, come illustrato di seguito. Anche tutte queste informazioni sono state copiate senza modifiche.

Per natura, l'operazione di copia utilizza tutti gli attributi del database per la copia. Alcuni possono essere modificati (tramite la modifica dell'attività), ma altri non sono modificabili tramite l'interfaccia utente.

 

Come unire le attività esistenti

Hai bisogno di unire un'attività in un'altra? C'è un pulsante per quello!

Basta aprire un'attività che si desidera unire e fare clic sul lato destro del file "Di Più" pulsante. L'insieme delle opzioni verrà svelato e potrai scegliere l'opzione Unisci. Questa casella apparirà sull'attività, facendo clic sul pulsante più è possibile scegliere e aggiungere l'attività a cui si desidera unire.

Questo è il popup, puoi cercare direttamente l'attività o semplicemente sceglierla.


Verrà compilato nella casella e tutto ciò che devi fare ora è premere Unire:

Il sistema confermerà l'unione e l'attività unita verrà contrassegnata come chiusa con il primo stato chiuso disponibile e tutti gli aggiornamenti verranno uniti nel secondo. 

Campi unificabili

Esistono alcune limitazioni relative ai campi che possono e non possono essere uniti. 

Campo quello può essere accorpati sono i seguenti:

  1. i campi personalizzati sono limitati a questi tipi: email, testo, testo lungo 
  2. allegati
  3. task relazionati
  4. riviste (storia)
  5. collaboratori
  6. descrizione

 

Come contrassegnare un'attività come preferita

Puoi contrassegnare qualsiasi problema come preferito, il che ti aiuterà a trovarlo rapidamente in qualsiasi momento.

Per aggiungere un preferito, fai clic sull'icona del cuore nei dettagli dell'attività: 

Sulla tua Dashboard personale aggiungi un widget: Elenco >> Entità - Attività Nei filtri scegli il filtro "Preferiti", impostalo su SI e salva il widget.

 

Come usare i commenti privati

Puoi controllare chi vede quali commenti in un'attività. Con questa funzionalità puoi impedire, ad esempio, al tuo cliente di vedere la comunicazione interna.

Consentire agli utenti di utilizzare commenti privati

Per utilizzare e visualizzare i commenti privati, devi prima abilitarlo in Ruoli e autorizzazioni. Quando un utente dispone di queste autorizzazioni potrà impostare il commento come privato.

Imposta i commenti privati ​​come predefiniti

Tutti i commenti aggiunti saranno per impostazione predefinita registrati come privati. Come ottenere questo? Vai a Amministrazione >> Impostazioni >> Monitoraggio attività. Qui troverai questa casella di controllo.

Il Commento privato la casella di controllo sarà quindi sempre preselezionata.

 


compiti distribuiti

Le attività distribuite ti consentono di creare attività secondarie, che puoi assegnare a persone diverse contemporaneamente e inoltre assegna a ciascuna persona il tempo stimato per completare l'attività. Tutti gli aggiornamenti all'interno di ciascuna attività secondaria verranno aggiunti al diario di ogni altra attività secondaria, creando quindi una sorta di attività condivisa ma assegnata a utenti diversi.

Questa funzionalità è ottima se hai più persone che lavorano su un'attività. Forma un'attività principale e attività secondarie, ma in un modulo in cui gli aggiornamenti delle attività secondarie vengono proiettati nell'attività principale. Quindi hai tutte le informazioni sullo stato di avanzamento in un unico posto. Questa funzione deve essere attivata a livello di tracker. Aprire Amministrazione >> Tracker >> tracker specifico. Trova la casella di controllo Attività distribuite.

Per una migliore comprensione, un'attività distribuita è un'attività standard con un tracker "distribuito", che crea attività secondarie in un tracker diverso dal tracker "distribuito" stesso. Altrimenti anche le attività secondarie avrebbero lo stesso tracker "distribuito", cosa che non è possibile per evitare una distribuzione infinita delle attività. Pertanto, tali attività secondarie non devono trovarsi in un tracker contrassegnato come distribuito. A tale scopo, viene selezionato automaticamente il primo tracker non distribuito nell'elenco ordinato dei tracker in Amministrazione. Se nel progetto non è abilitato alcun tracker "non distribuito", non è possibile creare attività distribuite.

 

Se scegli questo tracker durante la creazione di una nuova attività, sarai in grado di distribuire immediatamente l'attività. In questa casella puoi aggiungere utenti e persino assegnare un tempo stimato particolare per ciascun utente.

Quando crei un'attività distribuita come questa, le attività secondarie verranno create automaticamente, con i nomi degli utenti che hai aggiunto, come puoi vedere di seguito. Traccio anche l'esempio di come appare quando i commenti vengono copiati nell'attività principale.

 


 

Attività ripetute

Se hai un'attività che deve essere eseguita più e più volte, puoi utilizzare questa opzione. Per utilizzare le attività ripetute, assicurati che siano soddisfatte tutte le seguenti condizioni preliminari:

  • Abilita attività ripetute in Amministratore >> Impostazioni >> Monitoraggio attività
  • Vai su Admin >> Tracker: abilita Ripetizione sul tracker
  • Il creatore dell'attività (utente) dispone dell'autorizzazione "Modifica l'impostazione ripetuta sulle attività"

Quindi crea una nuova attività, dagli un nome. In questo caso, inseriamo "Attività di test".

Sotto la descrizione puoi scegliere la frequenza con cui vuoi che l'attività si ripeta e quando vuoi che finisca. Che può essere determinato in vari modi:


 


L'opzione avanzata si aprirà in questo modo. Come puoi vedere, i valori predefiniti sono già predefiniti (di solito come ogni 1 giorno o il primo giorno in un mese / anno) ma puoi modificare quei valori manualmente.

1, Impostazione dell'inizio e della fine delle ripetizioni

Qui puoi impostare esattamente quando vuoi che inizi la ripetizione. Se si desidera ripetere un'attività, ad esempio, ogni mese dal 28.7.2021, impostare la data di inizio su 28.7.2021.

Ambito:

Risultato:

Puoi vedere il prossimo inizio, il che significa che la prossima attività verrà creata il primo marzo.


2, crea tutti i record ora

Quando la creazione avrà successo, ti ritroverai con questo. Puoi visualizzare l'attività ricorrente e tutte le attività correlate che hai creato. 

L'attività verrà quindi ripetuta in base alle impostazioni. Avrà la stessa durata e gli stessi attributi. Se non crei le attività in una sola volta, verranno create automaticamente in base alle tue impostazioni. Per "nascondere" l'attività (Ripetuta), puoi impostare il filtro in questo modo.

3, come modificare gli attributi dell'attività senza influire sulle iterazioni

Nella versione attuale di Easy Redmine hai anche un'opzione per mantenere gli attributi delle iterazioni future create indipendentemente da eventuali modifiche apportate nell'attività ripetuta da cui vengono create le iterazioni per impostazione predefinita. A tal fine, ogni volta che apporti una modifica alla tua attività ripetuta, troverai una casella di controllo "Utilizzare per la ripetizione"sopra il pulsante Salva (accanto a Note private). Se lo deselezioni (lo stato predefinito è selezionato), tutte le iterazioni future manterranno gli attributi originali dell'attività ripetuta dall'ultima volta che è stata salvata con la casella selezionata. Altrimenti, eredita gli attributi correnti (modificati) Questa funzionalità funziona sia per task ed attività secondarie.

 Troverai la casella di controllo molto utile soprattutto quando ne hai bisogno per mantenere aperte le iterazioni future dell'attività mentre l'attività ripetuta è già stata chiusa. Quindi puoi chiudere l'attività ripetuta senza preoccuparti che le iterazioni erediteranno lo stato chiuso se non desiderato. Per farlo funzionare correttamente nelle attività secondarie, basta disattivare l'opzione "Dopo aver chiuso l'attività principale, chiudi le attività secondarie in Amministrazione >> Impostazioni >> Monitoraggio attività (vedi l'immagine sotto).

Se hai un'attività che si ripete e devi mettere in pausa la ripetizione, per un certo periodo di tempo, ecco come lo fai.

Non esiste un pulsante di pausa per ripetere l'attività, ma puoi modificare la data dell'azione successiva.

1, aggiorna l'attività ripetuta

2, modifica attributi aggiuntivi e cerca le opzioni di ripetizione

3, trova "l'impostazione dell'inizio e della fine delle ripetizioni

4, sovrascrivi la data di inizio e il gioco è fatto.

L'azione successiva verrà spostata alla data che hai inserito lì. Puoi anche vedere la data dell'azione successiva nei dettagli dell'attività. Puoi mettere in pausa le attività ripetute come questa per tutto il tempo che ti serve. Senza perdere di vista le ripetizioni precedenti.


4, Come rimuovere l'attività ricorrente

Hai la flessibilità di eliminare le ripetizioni dall'attività come richiesto. 

1, vai all'attività ricorrente

2, fare clic sul pulsante Aggiorna

3, fare clic su modifica attributi aggiuntivi 

4, opzioni ripetute

 

5, rimuovere la ripetizione


 

Come creare modelli di attività utilizzando il pulsante Magic

Abbiamo ricevuto molte richieste di funzionalità per modelli di problemi dai nostri clienti, quindi abbiamo deciso di trovare una soluzione rapida e pratica. Genera attività con attributi precompilati con un solo clic.

Come utilizzare il pulsante magico per amministratori di sistema e project manager:

  • Salva questo link come segnalibro sul browser:
javascript:try{$('textarea[id=issue_description]').val(CKEDITOR.instances["issue_description"].getData());}catch(e){}s=$.param($('#issue) -form*[nome!=token_autenticità]').serializeArray());alert(location.href+"?"+s);
  • oppure (per browser con avvisi non modificabili)
javascript:try{$('textarea[id=issue_description]').val(CKEDITOR.instances["issue_description"].getData());}catch(e){}s=$.param($('#issue) -form*[nome!=token_autenticità]').serializeArray());(location.href+"?"+s);
  • Vai a una nuova forma compito e compilare gli attributi desiderati. Come nell'immagine di seguito, inseguitore, assegnatario, priorità e collaboratori sono impostati

  • Fai clic sul segnalibro che hai salvato - pulsante magico e otterrai un collegamento al nuovo modulo dell'attività con gli attributi precompilati
  • Puoi salvare questo collegamento in una bacheca nel dashboard del progetto o nel dashboard personale.

Come utilizzare il pulsante magico per lavoratore o utente esterno:

  • Clicca sul link preparato e immettere il nome e la descrizione del compito :)

 

Come mostrare l'ID attività nell'Elenco attività e nel widget Elenco attività sulla mia dashboard

Ogni attività ha il suo ID - l'identificatore che ti consente di trovare rapidamente un'attività e di passare da un'attività all'altra senza inserire il nome. Puoi sempre trovare l'ID attività in Indirizzo URL di un compito particolare come mostrato nell'immagine sottostante.

A volte è necessario vedere l'ID di una o più attività insieme, anche senza aprirle tutte. Prima di potercela fare, vai a Menu globale >> Amministrazione >> Impostazioni >> Monitoraggio attività, seleziona la casella di controllo Mostra ID attività come mostrato nell'immagine sottostante e fare clic Risparmi.

 

Ora puoi aggiungere la colonna ID sia all'elenco delle attività che al widget dell'elenco delle attività nella mia dashboard. Quando sei su a Elenco delle attività, Aperto Opzioni ed sposta la colonna "ID" da sinistra a destra utilizzando il pulsante freccia come mostrato nell'immagine sottostante. Dopo aver cliccato su Applica le impostazioni, vedrai il numero ID di ciascuna attività direttamente nell'elenco.

Inoltre, quando apri i dettagli di un'attività, puoi vedere che l'ID è stato aggiunto prima del nome dell'attività così come nell'intestazione.

Per fare lo stesso con il tuo Widget dell'elenco delle attività nella dashboard personale, Andare al Personalizza questa pagina (il pulsante in basso acceso La mia scrivania) >> Attività dal filtro (o qualunque nome abbia il widget) >> Opzioni elenco >> Colonne >> sposta la colonna "ID" da sinistra a destra utilizzando il pulsante freccia come mostrato nell'immagine qui sotto.

 

Dopo shavasana, sedersi in silenzio; saluti; salvandolo, il risultato sarà questo.

 

Categorie di attività

Le categorie di attività sono come gruppi in cui puoi ordinare le tue attività. Lo scopo principale è facilitare la struttura del compito e migliorare la sua capacità di essere trovato rapidamente. Come le attività stesse, le categorie di attività possono avere la loro gerarchia composta da categorie padre e categorie figlio. Oltre a ciò, ogni categoria di attività può avere un assegnatario, che è responsabile per quella categoria nel suo insieme. Se desideri utilizzare le categorie di attività su un progetto, il primo passaggio è abilitare il campo standard Categoria in un tracker attività (Menu globale >> Amministrazione >> Tracker: seleziona uno >> Campi standard).

Quindi apri qualsiasi progetto che includa alcune attività di quel tracker. Passa alle impostazioni del progetto, dove dovresti vedere un elemento chiamato Categorie di attività. Qui trovi un pulsante per creare una nuova categoria.

Ecco come appare un nuovo modulo di categoria di attività. Inserisci un nome e, facoltativamente, puoi aggiungere un assegnatario di questa categoria e selezionare anche la categoria principale se desideri creare la sua gerarchia.

Quando viene creata la categoria di attività, è possibile trovarla nell'elenco, modificarla o eliminarla. Quando vengono create più categorie, utilizzare le icone delle frecce per regolare il loro ordine nell'elenco. Questo ordine verrà ricordato nel menu a discesa Categoria su un'attività.

Infine, apri qualsiasi attività del progetto e in un tracker con categorie abilitate, troverai le categorie sotto attributi aggiuntivi. Seleziona una categoria durante la modifica dell'attività e salva. D'ora in poi, puoi filtrare le tue attività in base alle loro categorie.

 

situazioni d'angolo

  • Quando si sposta un'operazione con un tracker particolare in un altro progetto che non consente questo tracker nelle impostazioni del progetto, il tracker dell'attività verrà automaticamente modificato al primo consentito nell'elenco.
  • L'attributo dell'attività denominato "Tempo nello stato corrente" viene sempre calcolato immediatamente. D'altra parte, gli attributi dell'attività denominati "Time in status XXX" vengono calcolati tramite il rake task "Compute tasks report", una volta al giorno per impostazione predefinita. Il valore di un determinato stato viene calcolato solo quando lo stato cambia, altrimenti nella colonna non vengono visualizzati dati.
  • La formattazione HTML nei campi di testo (come il campo dei commenti dell'attività) non è disponibile nella visualizzazione mobile. La barra degli strumenti di formattazione del testo è mancante e i paragrafi non vengono conservati dopo il salvataggio. Come soluzione alternativa, la formattazione HTML sarà nuovamente disponibile dopo il passaggio alla visualizzazione desktop nel browser del cellulare.
  • Se un nuovo campo personalizzato obbligatorio viene aggiunto all'entità attività, le attività esistenti possono ancora essere modificate senza la necessità di compilare questo campo obbligatorio (a meno che non abbiamo già riempito questo campo con un valore e salvato). Questo comportamento si applica alle attività di modifica direttamente o tramite WBS o Easy Gantt.
  • La situazione in cui un assegnatario di attività non è un membro del progetto può verificarsi nei seguenti casi:
    • l'assegnatario è stato rimosso dal progetto ma i compiti gli rimangono assegnati,
    • all'interno del file helpdesk modulo in modo tale che alcuni ticket vengano assegnati automaticamente a un ex membro del progetto.
  • Il campo Durata attività (che può essere attivato per tracker attività) conta il valore dalla data di inizio e dalla data di scadenza. Tuttavia, la funzione non conta con i fine settimana, il che significa che 1 settimana = durata di 5 giorni e 1 mese = durata di 21 giorni.
  • Potrebbe non essere possibile esportare un numero elevato di attività con allegati di grandi dimensioni utilizzando lo strumento di esportazione standard poiché il server potrebbe non essere adattato a tale carico di lavoro. In caso di problemi, la soluzione è dividere l'esportazione in parti più piccole o utilizzare un altro metodo di esportazione. Se necessario, saremo lieti di preparare su vostra richiesta un database Dump comprendente file da cui esportare le attività senza alcun problema. Tuttavia, non è possibile dire esattamente quante attività è possibile esportare utilizzando il metodo di esportazione standard poiché dipende dalle prestazioni del server e dal suo carico corrente.
  • Se il metodo di calcolo della % completata sulle attività viene modificato (può essere modificato in Amministrazione >> Impostazioni >> Tracciamento attività - Calcola la percentuale di attività completate in base agli attributi delle attività principali) l'ordinamento e il raggruppamento delle attività per % completata non vengono aggiornati automaticamente e rimangono ai loro valori originali. Il motivo è il lungo ricalcolo dell'ordinamento e del raggruppamento di tutte le attività nel sistema. La modifica del metodo di calcolo verrà visualizzata sull'attività solo se l'attività viene aggiornata in qualche modo.
  • La percentuale di completamento può essere inserita solo in decine; qualsiasi numero immesso verrà arrotondato al multiplo di dieci più vicino
  • Non è possibile creare un'attività distribuita quando il tracker dell'attività distribuita include alcuni campi "Obbligatori" come definito dalle impostazioni "Autorizzazioni campo attività" nel flusso di lavoro.
  • Non è possibile creare un'attività distribuita quando il tempo stimato non è esaurito per tutti gli assegnatari.
  • Un'attività distribuita è un'attività standard con un tracker "distribuito", che crea sottoattività in un tracker diverso dal tracker "distribuito" stesso. Altrimenti anche le attività secondarie avrebbero lo stesso tracker "distribuito", cosa che non è possibile per evitare una distribuzione infinita delle attività. Pertanto, tali attività secondarie non devono trovarsi in un tracker contrassegnato come distribuito. A tale scopo, viene selezionato automaticamente il primo tracker non distribuito nell'elenco ordinato dei tracker in Amministrazione (vedi sotto).
  • Se nel progetto non è abilitato alcun tracker "non distribuito", non è possibile creare attività distribuite.
  • Un'attività distribuita deve essere sempre creata come nuova attività, non è possibile creare un'attività distribuita copiando o clonando un'attività già esistente (per evitare possibili problemi).
  • Si consiglia di non assegnare alcun assegnatario ad attività distribuite perché non è vantaggioso e l'assegnatario non può essere modificato in seguito. Pertanto, si consiglia di disabilitare il campo assegnatario sui tracker distribuiti.
  • Le attività distribuite non possono essere create in WBS.
  • Non è permesso di aggiungere una relazione tra un compito e il suo genitore subtask
  • Tra due attività può essere non più di relazioni 2 (start-start, finish-finitura)
  • Qualsiasi combinazione di relazioni che porta a una sequenza ciclica di attività (loop) non è consentita
  • Ciò include il tentativo di creare una relazione con qualsiasi attività che ha un genitore
  • La ripetizione dell'attività può essere impostata solo durante la creazione / modifica di un'attività in un progetto. Quando si crea un'attività "fuori progetto" (ad esempio, dalla homepage), l'opzione di ripetizione non viene visualizzata.
  • Quando un'attività con l'opzione "Usa per ripetizione" abilitata viene in qualche modo aggiornata (come il valore di un campo dell'attività viene modificato), l'aggiornamento si propagherà solo ai record successivi di questa attività ripetuta se non sono stati ancora creati. Se tutti i record fossero stati creati prima dell'aggiornamento dell'attività, non verrebbero propagati ai record successivi dell'attività ripetuta.
  • Se il nome di un'attività ripetuta cambia utilizzando la modifica in linea (l'icona della matita) o l'editor dell'attività rapida (la visualizzazione modale), le ripetizioni successive dell'attività avranno il nome originale indipendentemente dalla modifica apportata. Tuttavia, se il nome di un'attività ripetuta cambia utilizzando l'editor di attività standard con la casella di controllo "Usa per ripetizione" selezionata, le ripetizioni successive dell'attività avranno il nuovo nome, senza influire retroattivamente sulle ripetizioni già create di quell'attività.
  • Se si applica la funzione di ripetizione a un'attività distribuita, tale ripetizione viene applicata anche a tutte le attività secondarie dell'attività distribuita.
  • Quando il campo del progetto è impostato come "Sola lettura", non potrai spostare le attività perché in tal caso il campo del progetto sull'attività dovrà essere modificato.
  • Quando si sposta un'operazione con un tracker particolare in un altro progetto che non consente questo tracker nelle impostazioni del progetto, il tracker dell'attività verrà automaticamente modificato al primo consentito nell'elenco.
  • Dopo aver abilitato l'opzione "Chiudendo l'attività principale, chiudi anche le sottoattività" in Amministrazione >> Impostazioni >> Tracciamento attività, lo stato dell'attività principale viene applicato anche allo stato della sua sottoattività anche quando lo stato della sottoattività è disabilitato dalle impostazioni del flusso di lavoro.
  • Se il progetto non è pubblico, l'utente con diritti di amministratore, che NON è un membro del progetto, assume "virtualmente" tutti gli altri ruoli su quel progetto e il flusso di lavoro viene quindi convalidato rispetto a loro.
  • Se il progetto non è pubblico e non sono presenti membri, in tal caso il flusso di lavoro non viene affatto convalidato per l'utente con diritto di amministratore.
  • Esportazione XLSX - opzione per esportare tutte le colonne è limitato a 200 colonne.

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