Calendario

Il video tutorial, #2
La configurazione del modulo
Pianificazione delle attività
Utenti
Eventi del calendario
Esportazione e importazione di eventi del calendario
Filtri
Editor di attività rapido
Ruoli e autorizzazioni
situazioni d'angolo

Il plug-in del calendario è un calendario trascina e rilascia che mostra tutte le riunioni, le cose da fare, le risorse pianificate, le presenze e le voci del tempo trascorso. Sta rapidamente diventando il plug-in più utilizzato dai nostri clienti perché offre una panoramica definitiva e istantanea di ciò che sta accadendo sia ai lavoratori regolari che ai manager. Il calendario può essere aggiunto a qualsiasi dashboard personale, come la tua home page. Per aggiungere il Calendario alla tua home page, alla pagina del progetto o ad un'altra pagina personalizzata, vai in modalità di modifica della pagina (pulsante "Personalizza questa pagina"), aggiungi un modulo chiamato "Calendario" e salva la pagina.

 

La configurazione del modulo

Nella configurazione del modulo, hai la possibilità di passare dal ruolo personale a quello manager con autorizzazioni diverse. Basta fare clic sull'icona della matita nell'angolo in alto a destra del modulo per aprire la finestra delle impostazioni. Se sei il Manager, puoi semplicemente selezionare qualsiasi utente e assegnare attività utilizzando il trascinamento della selezione e quindi utilizzare Calendar per allocare in modo ottimale le risorse del tuo team. Se selezioni Personale, puoi utilizzare Calendario per pianificare le attività solo nel tuo calendario, non per altri utenti. Inoltre, puoi modificare l'intervallo di visualizzazione (inclusa l'opzione per mostrare/nascondere i fine settimana), nonché utenti, gruppi e filtri direttamente da qui. Nelle opzioni "Ordina", puoi impostare i criteri di ordinamento delle attività nella colonna di sinistra. Per importare un calendario, usa il pulsante "Aggiungi calendario esterno" nell'angolo in basso a destra.

 

Pianificazione delle attività

L'elenco delle attività nella colonna di sinistra include tutte le attività valide per i criteri di filtraggio definiti nella configurazione del modulo (o applicati manualmente utilizzando i tag di filtro). Puoi semplicemente pianificare le attività nella colonna di sinistra trascinandole nel calendario. Trascinando un'attività dalla colonna di sinistra al calendario, per impostazione predefinita verrà assegnata 1 ora a questa attività. Se l'attività ha un tempo stimato rimanente inferiore, verrà assegnata solo mezz'ora per impostazione predefinita. Quando cambi la tua aspettativa sul tempo stimato, trascina semplicemente la parte inferiore e modificala come desideri. La legenda sotto il calendario ti consente di abilitare solo entità specifiche da mostrare nel calendario mentre quelle disabilitate sono nascoste.

Per modificare rapidamente il tempo stimato di un'attività, è sufficiente fare clic sul numero di ore mostrato nella colonna di destra per ogni singola attività e quindi inserire un nuovo valore. L'opzione per modificare il valore viene visualizzata solo quando il campo "Tempo stimato" non è impostato come "sola lettura" nel flusso di lavoro. La modifica verrà salvata immediatamente. Il numero di ore mostrato nella colonna di sinistra è il tempo rimanente dell'attività da pianificare ancora, cioè il tempo stimato meno il tempo trascorso e le ore già programmate (queste sono prese dalle prenotazioni impostate manualmente).

Assicurati che la tua attività sia pianificata tra la data di inizio e la data di scadenza dell'attività. Quest'area è colorata in verde in Calendario, l'area non disponibile è colorata in rosso quando trascini un'attività e tieni premuto. Se rilasci l'attività in un'area rossa, verrà visualizzato un messaggio di errore. Anche le ore al di fuori del calendario dell'orario di lavoro attivo sono considerate parte dell'area rossa in modo che nessun utente possa avere attività pianificate al di fuori del suo orario di lavoro standard. Qualsiasi azione dell'utente con attività viene salvata automaticamente.

Le informazioni sulla durata del tempo visibili all'interno delle attività già pianificate (caselle del calendario) rappresentano la durata dell'attività in questo particolare giorno, che potrebbe non corrispondere alla durata (tempo stimato) dell'attività (poiché potrebbe essere pianificata in parti per più giorni). Per estendere o ridurre la durata di un'attività nella visualizzazione giornaliera/settimanale del calendario, sposta semplicemente il bordo inferiore dell'attività su e giù con il pulsante sinistro del mouse. Facendo clic con il pulsante destro del mouse sulle ore assegnate all'attività direttamente sulla sequenza temporale del Calendario, viene visualizzata una finestra Attività che consente di personalizzare manualmente l'ora "Inizio > Fine" della durata dell'attività nel rispettivo giorno. Questa finestra a comparsa è un'alternativa al semplice trascinamento dell'attività direttamente sulla sequenza temporale, tuttavia alcuni utenti potrebbero preferire tale modalità.

Per cambiare la visualizzazione dell'ora del calendario, utilizzare il rispettivo elenco a discesa appena sopra il calendario (oggi, giorno, settimana, mese, anno, agenda). Nella vista annuale, è possibile visualizzare solo le attività di un utente alla volta. La vista Agenda mostra il diario di tutte le attività pianificate e le relative date.

Altrettanto facilmente puoi anche modificare gli attributi delle attività. Basta fare clic su un'attività nel calendario per visualizzare l'editor delle attività rapide. Qui puoi anche registrare il tempo trascorso, commentare un'attività o eliminare un'attività dal calendario.

L'elenco delle attività allocabili non mostra intenzionalmente le attività il cui tempo stimato è stato superato dal tempo speso, il che significa che non possono fornire ore allocabili e sono quindi irrilevanti per Calendar. Queste attività sono chiamate attività non allocabili e puoi visualizzare le informazioni sulla loro quantità direttamente sotto l'elenco delle attività allocabili.

 

Utenti

Quando fai clic sull'icona della ruota dentata nell'angolo in alto a destra del modulo, un elenco a discesa con la selezione degli utenti viene visualizzato appena sopra l'elenco delle attività, consentendoti di aggiungere facilmente gli utenti selezionati al Calendario facendo clic sui loro nomi. Gli utenti selezionati vengono visualizzati proprio sopra il calendario sotto forma di pulsanti con nome. Un solo clic sul pulsante contrassegna l'utente in modo che tu possa assegnargli compiti. Un doppio clic mostrerà solo attività, riunioni, ecc. di quel particolare utente (come un filtro). Per rimuovere un utente dalla selezione, fai clic sull'icona del cestino accanto al suo nome. Per attivare un determinato utente è sufficiente cliccare sul pulsante con il suo nome.

Può essere attivo un solo utente alla volta (contrassegnato da una cornice verde e dal simbolo "segno di spunta" accanto al suo nome), il che significa che qualsiasi attività trascinata dalla colonna di sinistra e rilasciata nel calendario verrà assegnata e pianificata solo a quella attualmente attiva utente. Fare attenzione che sia attivo un utente corretto prima di pianificare un'attività. In caso contrario, l'attività verrà riassegnata e riprogrammata automaticamente al calendario di un utente sbagliato. L'attuale assegnatario può essere riconosciuto dall'icona di un utente nella casella di ciascuna attività.

 

Eventi del calendario

Il calendario incorpora il calendario delle riunioni, il che significa che puoi facilmente creare una nuova riunione, nonché nuove attività, presenze o attività direttamente da qui. Basta fare clic, tenere premuto e spostare il pulsante sinistro del mouse su uno spazio vuoto del calendario (per un'attività intraday) o semplicemente fare clic sul giorno specifico nella visualizzazione giorno/settimana (per un'attività giornaliera), quindi rilasciare il pulsante e scegliere nella finestra pop-up che tipo di entità si desidera creare (riunione, attività, partecipazione). Quando pianifichi vari tipi di entità (come riunione + partecipazione) per la stessa fascia oraria, si otterranno 3 caselle che si sovrappongono reciprocamente nella vista del calendario.

I record delle presenze nel Calendario sono visibili solo in modo selettivo, proprio come nel Calendario delle riunioni. Record di presenze senza l'attributo "Al lavoro?" sono visibili anche in Calendario, Calendario riunioni e Calendario presenze. Tuttavia, i record di presenza con l'attributo "Al lavoro?" sono visibili solo nel Calendario delle presenze ma non nel Calendario né nel Calendario delle riunioni. L'obiettivo principale è che questi strumenti sono piuttosto la pianificazione dell'evento che la panoramica delle presenze, che è invece l'obiettivo principale del Calendario delle presenze.

 

Esportazione e importazione di eventi del calendario

Per esportare eventi o altre entità dal tuo Calendario a un altro calendario compatibile con iCal, fai semplicemente clic sul pulsante "URL iCal per esportazione eventi" nell'angolo in basso a destra. Si aprirà una finestra pop-up chiamata "URL per il tuo calendario" con l'indirizzo URL proprio come un codice QR contenente lo stesso indirizzo URL per un copia-incolla più rapido. Per ogni indirizzo URL, puoi decidere quali entità includere per l'esportazione spuntando le rispettive caselle di controllo (le riunioni e le registrazioni delle presenze sono spuntate per impostazione predefinita, solo le attività sono facoltative). Quindi incolla semplicemente il link di esportazione generato in un campo di importazione del calendario compatibile con iCal di destinazione.

Per importare un calendario esterno compatibile con iCal in Easy Redmine's Calendar, apri le impostazioni del modulo Calendario » Calendari esterni » fai clic sul pulsante "Aggiungi calendario". Nel modulo, inserisci il nome del calendario e il collegamento URL al file *.ics (il collegamento URL può essere ottenuto dal provider del calendario esterno compatibile con iCal).

Per ulteriori informazioni, consultare sincronizzazione iCal.

 

Filtri

Se hai bisogno di sovrascrivere la visibilità predefinita delle attività mostrate nella colonna di sinistra, usa "Filtri"menu a tale scopo. Il menu è nascosto dietro l'icona della ruota dentata nell'angolo in alto a destra del modulo. Facendo clic sull'icona del dischetto accanto ad esso verrai reindirizzato all'opzione di salvataggio del filtro. Puoi salvare i filtri come tag in l'intestazione (angolo in alto a sinistra), che semplifica l'applicazione del filtro destro con un solo clic.

 

Editor di attività rapido

L'editor di attività rapide consente di visualizzare e/o modificare tutti i dati importanti relativi a un'attività specifica in una finestra pop-up a schermo singolo, eliminando la necessità di aprire l'attività in una scheda separata. Quindi, è come una visualizzazione compatta di tutto ciò che di solito può essere trovato in varie schede, colonne o pulsanti della normale visualizzazione attività. Ancora più importante, l'editor delle attività rapide è estremamente veloce e facile da usare e il suo scopo principale è risparmiare tempo durante la gestione delle attività standard. Per aprire l'editor delle attività rapide di un'attività specifica da Calendario, fai semplicemente clic sull'attività stessa.

Di seguito è riportato l'aspetto dell'editor delle attività rapide. Come puoi vedere, il menu della barra laterale contiene pulsanti per la navigazione rapida agli attributi delle attività richieste che desideri controllare o modificare, ovvero dettagli, descrizione, commenti, allegati, tempo trascorso, colleghi, tag, attività secondarie, attività principale e attività correlate.

Ovviamente, l'editor delle attività rapide non è sicuramente una vista passiva ma è completamente interattivo, quindi puoi modificare rapidamente uno qualsiasi di questi attributi visibili dell'attività o aggiungere del testo mancante semplicemente facendo clic sulla rispettiva area dello schermo.

 

Ruoli e autorizzazioni

I ruoli e le autorizzazioni del plug-in sono comuni a quelli di Easy Gantt e Resource Management e possono essere modificati in Amministrazione → Ruoli e autorizzazioni → seleziona un ruolo utente → Easy Gantt e Gestione risorse e calendario. Inoltre, alcune autorizzazioni potrebbero essere definite dalle impostazioni del flusso di lavoro, ad esempio i campi di sola lettura non possono essere modificati da Calendar.

Gli utenti senza autorizzazione per visualizzare le attività (questo può essere modificato in Amministrazione > Ruoli e autorizzazioni > Tracciamento delle attività) possono anche vedere il modulo Calendario comprese le attività sulla sequenza temporale, ma non sono in grado di vedere i nomi delle attività né possono fare clic per vedere i dettagli dell'attività. Per tali utenti, tutte le attività sono anonime. Le riunioni in Calendar sono visibili agli utenti in base alla visibilità consentita del tipo di utente che partecipa alla riunione. La visibilità dei tipi di utenti può essere modificata in Amministrazione > Tipi di utenti > Opzioni di visibilità.

 

situazioni d'angolo

• Le attività assegnate ai gruppi non sono supportate da Calendar, quindi potresti riscontrare problemi con le attività di gruppo che scompaiono in Calendar quando si tenta di pianificarle.
• L'impostazione "Intervallo di visualizzazione" in Calendario e Calendario dell'orario di lavoro non deve essere impostata oltre la mezzanotte (ad esempio 22:00 - 06:00), altrimenti non verranno visualizzati dati.

In che modo il comportamento di Calendar è influenzato dai fusi orari personali degli utenti:

• Attività di vendita (cessata dalla versione 11) - Quando un'attività di vendita viene creata tramite Calendario, l'ora dell'attività deve essere selezionata nel fuso orario predefinito dell'applicazione. Tuttavia, dopo la creazione dell'attività di vendita, ogni utente la vede nel proprio fuso orario personale come impostato nel profilo dell'utente. Pertanto, se il fuso orario personale di un utente è diverso dal fuso orario predefinito dell'applicazione, questo particolare utente vedrà la stessa attività in un orario diverso. Quando un'attività di vendita viene creata insieme a una riunione, l'orario pianificato di una riunione viene sempre visualizzato nel fuso orario predefinito dell'applicazione a tutti gli utenti, indipendentemente dai loro fusi orari personali.
• Presenze - Quando viene creato un record di presenza tramite Calendario, l'ora della presenza deve essere selezionata nel fuso orario predefinito dell'applicazione. Tuttavia, dopo la creazione del record di presenza, ogni utente lo vede nel proprio fuso orario personale come impostato nel profilo dell'utente. Pertanto, se il fuso orario personale di un utente è diverso dal fuso orario predefinito dell'applicazione, questo particolare utente vedrà lo stesso record di presenza in un orario diverso.
• riunione - Quando viene creata una nuova riunione tramite Calendario, l'ora della riunione deve essere selezionata nel fuso orario predefinito dell'applicazione. Tuttavia, dopo la creazione della riunione, ogni utente la vede nel proprio fuso orario personale come impostato nel profilo dell'utente. Pertanto, se il fuso orario personale di un utente è diverso dal fuso orario predefinito dell'applicazione, questo particolare utente vedrà la stessa riunione in un'ora diversa.
• Task - L'ora pianificata di un'attività viene sempre visualizzata nel fuso orario predefinito dell'applicazione a tutti gli utenti, indipendentemente dai loro fusi orari personali.