Come Seyfor è passata con entusiasmo a un unico strumento per HelpDesk e Project Management
IT
Settembre 2022
Zlín, Repubblica Ceca
40
App Express e Incadea e OneCore
Il fornitore ceco di soluzioni IT in più rapida crescita in Europa, Seyfor (precedentemente Solitea), ha iniziato a utilizzare Easy Redmine nelle sue divisioni Incadea e One Core, e anche per Money ERP. La sfida principale per queste aziende con oltre 260 mila clienti in tutto il mondo è stata quella di riunire i sistemi di project management e Help Desk in un unico sistema in 8 mesi e risparmiare denaro per le licenze. Alla fine, l'intera azienda, compreso il CEO, è stata attivamente coinvolta nell'implementazione, che ha portato all'adozione entusiasta dello strumento e alla vera personalizzazione.
Prima di passare a Easy Redmine
Per la gestione dei progetti e l'help desk, le divisioni di Seyfor hanno utilizzato una combinazione di molti strumenti diversi (come Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI e il sistema di help desk OTRS). Il lavoro quotidiano per i dipendenti era troppo disordinato. Seyfor necessario un sistema che unisce tutto il moderno gestione del progetto e funzionalità di supporto.
Il nostro compito e le nostre sfide
Aspettative da soddisfare:
- Un software per tutte le attività (gestione del progetto, Help Desk, finanza,...)
- Attività di connessione e pianificazione (stima)
- Connessione DevOps e attività di sviluppo
- monitoraggio Task
- Reportistica
Aspettative aziendali da soddisfare:
- Risparmia sui costi di utilizzo di più licenze software
- Chiarezza per i dipendenti, tutti i processi e gli strumenti in un unico sistema
- Migrazione di 80 clienti dal vecchio helpdesk
- Migrare il grande progetto Business Lease dal sistema precedente a Easy Redmine
Requisiti:
- Rapporti avanzati
- Strumenti di pianificazione
- Integrazione DevOps
- Help Desk
Implementiamo!
L'entusiasmo è fondamentale
Seyfor è un'azienda IT, un fornitore di sistemi contabili, quindi hanno utilizzato il loro entusiasmo e le loro capacità per configurare Easy Redmine per soddisfare le loro esigenze. Il momento chiave è stato che abbiamo trovato il “ambasciatore” interno di Easy Redmine - l'Head of Support, CEO o project manager ed è stato lui a creare il design personalizzato. Di conseguenza, insieme al nostro aiuto, hanno creato un software perfettamente su misura.
Lukáš Mezírka
Abbiamo affrontato una sfida interessante sotto forma di implementazione di Easy Redmine, grazie alla quale volevamo combinare tutte le nostre attività in un unico sistema. Abbiamo fatto tutto! A nome di tutto il nostro team di implementazione, vorrei ringraziare il Sig. Petr Vávra, che è stato molto disponibile e ha facilitato il transizione dai sistemi originali a Easy Redmine. Apprezzo molto la sua reattività e capacità di suggerire modi diversi per affrontare i nostri processi. Spero che noi e i nostri suggerimenti siamo stati una fonte di ispirazione per migliorare Easy Redmine. Penso che durante l'implementazione abbiamo stabilito un valore molto importante, la partnership per noi, sulla base del quale non vediamo l'ora di un'ulteriore collaborazione con Easy Software.
Impostazioni profilo
Seyfor ha deciso di mettere a punto tutto: design personalizzato, accesso SSO (uno dei primi clienti a utilizzarlo) utilizzando l'integrazione di Microsoft Azure e molti dashboard per il monitoraggio della redditività e il monitoraggio dei costi per HelpDesk, implementazione o percentuale di successo delle stime delle ore del progetto.
Alcuni è stata preparata una configurazione come il design personalizzato dal CEO attivo che ha apprezzato l'intero processo. Non è una situazione standard ma dimostra che quando un'azienda si tuffa nell'implementazione e nell'adattamento di uno strumento, tutti in azienda possono essere coinvolti.
La caratteristica più importante era HelpDesk dove sono state impostate metriche SLA individuali per ciascun cliente: il proprio portale per le richieste dei clienti (invece delle e-mail). Prima, il cliente disponeva di un altro strumento ma aveva bisogno di passare a un unico strumento. Impostiamo SLA individualmente per ogni cliente in base alle priorità del ticket.
Il loro lavoro quotidiano è anche quello di confrontare stima e realtà, così come in altre aziende IT che lavorano in SCRUM. La redditività è fondamentale. Loro hanno molti cruscotti che mostrano la finanza report dei lavori e implementazione del supporto per ogni cliente.
Training
I principali stakeholder (come il CEO e il responsabile dell'assistenza clienti) lo erano coinvolti nel processo di attuazione, si sono davvero tuffati nella preparazione e nell'implementazione e hanno entusiasmato il resto dell'azienda.
Anche nella situazione in cui l'assistenza clienti utilizzava il precedente sistema di Help Desk adatto a loro ed era necessario mostrare loro a sufficienza i vantaggi dell'unificazione gli attrezzi.
E i risultati?
L'implementazione di Easy Redmine ha portato:
- Possibilità di rapporti di configurazione adattarsi alle esigenze gestionali
- Facile e ricerca rapida nello strumento
- Cruscotti (compresi i grafici) per i propri clienti
- Rapporti orari unificati in un unico sistema
Le funzioni più utilizzate
Budget per un singolo progetto
Metriche SLA dell'HelpDesk
WBS per i progetti
Rapporti configurati
Chi è Seyfor
Il ceco fornitore di soluzioni IT in più rapida crescita in Europa Seyfor (Solitea) offre soluzioni ERP, progetti di infrastrutture IT e sistemi personalizzati, insieme a 34 programmi e applicazioni. In questa holding ci sono molte aziende e 1600 dipendenti che condividono esperienza, conoscenza e cultura da più di 260mila clienti nel mondo.
Le business unit di Seyfor includevano Express Apps (un'applicazione per le società di prestito basata su Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (un sistema altamente flessibile e facilmente personalizzabile progettato specificamente per le esigenze dei concessionari di veicoli) o OneCore (soluzione specializzata per il software di Lease Management per le grandi società di servizi finanziari).
