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Come Seyfor è passata con entusiasmo a un unico strumento per HelpDesk e Project Management

Industria:

IT

Data di implementazione:

Settembre 2022

LEGALE:

Zlín, Repubblica Ceca

numero di utenti:

40

Divisione utilizzando Easy Redmine:

App Express e Incadea e OneCore

Seyfor (in precedenza Solitea), il fornitore ceco di soluzioni IT in più rapida crescita in Europa, ha iniziato a utilizzare Easy Redmine nelle sue divisioni Incadea e One Core, nonché per Money ERP. 

La sfida principale per queste aziende con oltre 260mila clienti nel mondo è stata quella di mettere in un unico sistema i sistemi di project management e di Help Desk in 8 mesi e risparmiare sulle licenze. Alla fine, l’intera azienda, compreso l’amministratore delegato, è stata coinvolta attivamente nell’implementazione, che si è tradotta in un’adozione entusiastica dello strumento e in una vera personalizzazione.

Prima di passare a Easy Redmine

Per la gestione dei progetti e l'help desk, le divisioni di Seyfor hanno utilizzato una combinazione di molti strumenti diversi (come Business Central, Excel, Planner, MS DevOps, Project, Power BI e il sistema di help desk OTRS). Il lavoro quotidiano per i dipendenti era troppo disordinato. Seyfor necessario un sistema che unisce tutto il moderno gestione del progetto e funzionalità di supporto.


Il nostro compito e le nostre sfide

Aspettative da soddisfare:

  • Un software per tutte le attività (gestione del progetto, Help Desk, finanza,...) 
  • Attività di connessione e pianificazione (stima) 
  • Connessione DevOps e attività di sviluppo
  • monitoraggio Task
  • Reportistica

Aspettative aziendali da soddisfare:

  • Risparmia sui costi di utilizzo di più licenze software
  • Chiarezza per i dipendenti, tutti i processi e gli strumenti in un unico sistema
  • Migrazione di 80 clienti dal vecchio helpdesk
  • Migrare il grande progetto Business Lease dal sistema precedente a Easy Redmine

Requisiti:

  • Rapporti avanzati
  • Strumenti di pianificazione
  • Integrazione DevOps
  • Help Desk


Implementiamo!


L'entusiasmo è fondamentale

Seyfor è un'azienda IT, un fornitore di sistemi contabili, quindi hanno utilizzato il loro entusiasmo e le loro capacità per configurare Easy Redmine per soddisfare le loro esigenze. Il momento chiave è stato che abbiamo trovato il “ambasciatore” interno di Easy Redmine - l'Head of Support, CEO o project manager ed è stato lui a creare il design personalizzato. Di conseguenza, insieme al nostro aiuto, hanno creato un software perfettamente su misura.

Lukáš Mezírka

Responsabile del progetto
incadea.dms (automotive)

Abbiamo affrontato una sfida interessante sotto forma di implementazione di Easy Redmine, grazie alla quale volevamo combinare tutte le nostre attività in un unico sistema. Abbiamo fatto tutto! A nome di tutto il nostro team di implementazione, vorrei ringraziare il Sig. Petr Vávra, che è stato molto disponibile e ha facilitato il transizione dai sistemi originali a Easy Redmine. Apprezzo molto la sua reattività e capacità di suggerire modi diversi per affrontare i nostri processi. Spero che noi e i nostri suggerimenti siamo stati una fonte di ispirazione per migliorare Easy Redmine. Penso che durante l'implementazione abbiamo stabilito un valore molto importante, la partnership per noi, sulla base del quale non vediamo l'ora di un'ulteriore collaborazione con Easy Software.


Impostazioni profilo

Seyfor ha deciso di mettere a punto tutto: design personalizzato, accesso SSO (uno dei primi clienti a utilizzarlo) utilizzando l'integrazione di Microsoft Azure e molti dashboard per il monitoraggio della redditività e il monitoraggio dei costi per HelpDesk, implementazione o percentuale di successo delle stime delle ore del progetto. 

Alcuni è stata preparata una configurazione come il design personalizzato dal CEO attivo che ha apprezzato l'intero processo. Non è una situazione standard ma dimostra che quando un'azienda si tuffa nell'implementazione e nell'adattamento di uno strumento, tutti in azienda possono essere coinvolti. 

La caratteristica più importante era HelpDesk dove sono state impostate metriche SLA individuali per ciascun cliente: il proprio portale per le richieste dei clienti (invece delle e-mail). Prima, il cliente disponeva di un altro strumento ma aveva bisogno di passare a un unico strumento. Impostiamo SLA individualmente per ogni cliente in base alle priorità del ticket. 

Il loro lavoro quotidiano è anche quello di confrontare stima e realtà, così come in altre aziende IT che lavorano in SCRUM. La redditività è fondamentale. Loro hanno molti cruscotti che mostrano la finanza report dei lavori e implementazione del supporto per ogni cliente. 


Moduli

I principali stakeholder (come il CEO e il responsabile dell'assistenza clienti) lo erano coinvolti nel processo di attuazione, si sono davvero tuffati nella preparazione e nell'implementazione e hanno entusiasmato il resto dell'azienda. 

Anche nella situazione in cui l'assistenza clienti utilizzava il precedente sistema di Help Desk adatto a loro ed era necessario mostrare loro a sufficienza i vantaggi dell'unificazione gli attrezzi. 


E i risultati?

L'implementazione di Easy Redmine ha portato:

  • Possibilità di rapporti di configurazione adattarsi alle esigenze gestionali
  • Facile e ricerca rapida nello strumento
  • Cruscotti (compresi i grafici) per i propri clienti
  • Rapporti orari unificati in un unico sistema 


Le funzioni più utilizzate


Budget per un singolo progetto


Metriche SLA dell'HelpDesk

WBS per i progetti



Rapporti configurati


Chi è Seyfor

Il ceco fornitore di soluzioni IT in più rapida crescita in Europa Seyfor (Solitea) offre soluzioni ERP, progetti di infrastrutture IT e sistemi personalizzati, insieme a 34 programmi e applicazioni. In questa holding ci sono molte aziende e 1600 dipendenti che condividono esperienza, conoscenza e cultura da più di 260mila clienti nel mondo.

Le business unit di Seyfor includevano Express Apps (un'applicazione per le società di prestito basata su Microsoft Dynamic 365 Business Central), Incadea (un sistema altamente flessibile e facilmente personalizzabile progettato specificamente per le esigenze dei concessionari di veicoli) o OneCore (soluzione specializzata per il software di Lease Management per le grandi società di servizi finanziari).

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Grupo Avalon è una società spagnola che fornisce ai propri clienti servizi IT, principalmente nel campo del software. Il portafoglio di clienti del Grupo Avalon è composto principalmente da clienti del settore pubblico e privato servizi finanziari.

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