Lavorare in modo intelligente: come trovare il giusto equilibrio tra richieste a breve termine e progetti a lungo termine

Supponiamo che tu gestisca la tua attività e che i clienti vengano da te, ma che tu voglia anche esplorare opportunità non sfruttate. O forse la tua azienda vuole ridurre i costi operativi in ​​risposta al Covid-19 senza accantonare progetti che possono potenzialmente guidare la crescita a lungo termine. Come gestire le attività hai a che fare in questo momento con gli obiettivi cruciali che devi raggiungere in futuro?

Ebbene, la maggior parte delle barche a vela è dotata di un motore diesel di riserva per mantenerle attive durante la stasi. Allo stesso modo, devi sviluppare i tuoi metodi per sopravvivere alle richieste di buffeting e mantenere tutto in movimento nella giusta direzione.

Fortunatamente esistono approcci efficaci per raggiungere questo equilibrio. I passaggi seguenti possono essere particolarmente utili per gestire desideri e bisogni a breve termine senza perdere di vista la tua visione a lungo termine.

1. Legare il breve al lungo termine

Di gran lunga, le domande più importanti da porsi quando si valuta se soddisfare o meno una nuova domanda a breve termine hanno a che fare con il modo in cui si lega alla propria visione e strategia. La domanda ti spinge verso il tuo futuro immaginato? Ci sono aspetti di questa richiesta che minacciano la tua capacità di realizzare la tua visione? Puoi sfruttare alcuni degli elementi di questo progetto a breve termine in futuro?

Dare un po 'di riflessione a queste domande ti consentirà di capire se il compito a breve termine è un progetto "one-and-done" o se potrebbe servire come template per inizializzare un nuovo progetto nel futuro. Il più delle volte, le richieste a breve termine che vale la pena accogliere possono essere sfruttate in qualcosa di più grande in futuro.

Ovviamente, le attività una sola volta non sono sempre cattive. Ad esempio, se la domanda emergente è un rischio tecnico che non puoi ignorare, devi essere pronto e disposto a farlo trasferisci le tue risorse per accoglierlo.

Quando lo fai, tuttavia, devi affrontare il problema proprio come faresti con un progetto di miglioramento continuo. Devi costruire un piano strutturato intorno ad esso e comprenderne e quantificarne gli effetti. Uno strumento di gestione del progetto come Easy Redmine può fornire una preziosa assistenza in stima e pianificazione dei progetti e nel calcolare il percorso critico.

2. Giustificare le richieste a breve termine con i dati

Una volta che hai rimbalzato le tue richieste a breve termine contro la tua visione a lungo termine, inizia a guardare la realtà del lavoro che hai di fronte. Guarda che ciò che stai considerando ha senso in base a dati oggettivi e soggettivi.

In questa fase, è importante separare le richieste emotive emergenti dai bisogni razionali che si applicano a un pubblico più ampio. Gli studi lo dimostrano troppe richieste a breve termine si concentrano su risposte emotive ad hoc. Se sei un supporto IT che lavora da remoto, ad esempio, un cliente può contattarti per lamentarti di una carenza di sistema. Questo reclamo può farti passare rapidamente alla modalità di risposta senza pensare abbastanza all'impatto del problema sui tuoi progetti a lungo termine.

Per lavorare in modo efficace, è necessario raccogliere dati sufficienti sul lavoro a breve termine che ti viene offerto. In questo modo, puoi posizionare accuratamente la sua importanza e programmarla di conseguenza.

3. Traccia diligentemente i progetti sia a breve che a lungo termine

Le richieste a breve termine possono essere attività veloci, ma poiché compaiono continuamente, possono finire rapidamente per occupare l'intero arretrato di lavoro. È fondamentale tenere d'occhio i tuoi arretrati per assicurarti che le tue attività a breve, medio e lungo termine rimangano in linea.

La destra gestione del progetto soluzione può aiutarti a tenere traccia di questi progetti in modo efficace e taggare i loro requisiti, in modo che tu possa costruire cruscotti, Gantte rapporti intorno a loro. Avere questa visibilità ti consente di mantenere l'equilibrio in modo efficace. Puoi evitare di sacrificare le richieste a breve termine in nome di una prospettiva futura lunga un anno o di mettere a repentaglio quel futuro cercando di adattare troppe attività a breve termine nel tuo programma attuale.

Se fai parte di un team, dashboard e rapporti possono aiutarti a mantenere i membri aggiornati con informazioni accurate. Quindi, invece di passare il tempo in chiamate Zoom a discutere di opinioni, puoi parlare in termini di analisi come costi, rendimenti e impatti futuri.

L'equilibrio è dentro di te

Ogni volta che ti ritrovi a lottare con priorità a breve e lungo termine in competizione, fai un respiro profondo e fai riferimento ai passaggi precedenti. Comprendere come la domanda a breve termine può influire sul quadro più ampio e utilizzare i dati per valutare il lavoro coinvolto. Se la decisione giusta è accettare la richiesta, utilizzare un file soluzione efficace per la gestione dei progetti per monitorare i tuoi progressi e modificare il tuo piano man mano che arrivano nuove informazioni.

Se adotti questo approccio strutturato, non solo riuscirai a stabilire un equilibrio tra le richieste a breve e a lungo termine, ma sarai anche in grado di costruire un processo che funzioni per i progetti attuali e futuri. Puoi quindi passare dalla reazione e dalla "lotta antincendio" al prendere decisioni che non ti distoglieranno dalla tua visione.