I sette errori più costosi nella gestione del rischio

Sfortunatamente, il volume e la complessità dei rischi aumentano ogni giorno. Da rapidi progressi tecnologici e maggiore connettività a eventi di crisi come la pandemia di Coronavirus in corso, i rischi stanno diventando più difficili da prevedere e gestire. Di conseguenza, i project manager sono più aperti che mai agli errori e ai fallimenti.

Uno dei modi più efficaci per raccogliere corrette pratiche di gestione del rischio è imparare dagli errori degli altri.

Di seguito sono sette errori di gestione del rischio da evitare durante l'esecuzione di un progetto.

 

1. Ignorare le opportunità

I project manager sono umani. Come la maggior parte degli altri umani, spesso associano il rischio a cose cattive. Anche i manager altamente qualificati ignorano la possibilità che un'opportunità possa derivare da un evento di rischio.

I project manager di successo non mirano solo a mitigare il rischio. Invece, lo analizzano e vedono quali mosse fare per trasformare il rischio in un'opportunità. Ad esempio, se un grave rischio minaccia uno dei tuoi progetti in corso, puoi decidere di metterlo in secondo piano e reindirizzare le risorse a un'impresa più promettente. 

 

2. Cause, eventi e impatti confusi

Il primo passo in a piano di gestione dei rischi sta identificando i rischi che possono influenzare un progetto. Tuttavia, i team di progetto spesso non riescono a distinguere tra cause, eventi e impatti. Di conseguenza, perdono la concentrazione sugli eventi di rischio effettivi.

Una causa di rischio è una circostanza esistente che può creare un evento di rischio. Se il tuo sviluppatore è impegnato in troppi progetti contemporaneamente, stai affrontando una causa rischiosa.

Nel frattempo, gli eventi di rischio sono eventi che possono o meno derivare da una causa di rischio. Seguendo l'esempio sopra, lo sviluppatore impegnato può non dare al tuo progetto l'attenzione che merita, o potrebbe finire per bilanciare il proprio carico di lavoro con successo.

Un impatto di rischio è il risultato di un evento di rischio. In questo caso, l'evento è che il tuo progetto fallisce perché lo sviluppatore non si è occupato di esso come richiesto.

Definire questi elementi di rischio chiaramente ti aiuterà a individuare esattamente ciò che devi gestire.

 

3. Affidarsi eccessivamente alle liste di controllo

Molte aziende realizzano frequentemente progetti simili e la maggior parte dei rischi che incontrano saranno gli stessi per ogni progetto. Un esempio è un team IT specializzato nella migrazione dei dati. In tali situazioni, a lista di controllo del rischio può far risparmiare molto tempo per l'identificazione del rischio.

Tuttavia, questo approccio espone i team al compiacimento, presumendo erroneamente che gli unici rischi possibili siano quelli sulla lista di controllo. Sebbene la lista di controllo sia un buon punto di partenza, non dimenticare di scrutare l'orizzonte e identificare altri possibili rischi.

 

4. Sottovalutazione della probabilità di rischio

Una volta identificati tutti gli eventi di rischio del progetto, il passaggio successivo consiste nel classificarli in base alla probabilità. I rischi ad alta probabilità devono essere affrontati prima dell'esecuzione del progetto. Alcuni project manager minimizzano intenzionalmente i rischi per impedire l'attenzione e proteggere la loro credibilità.

Il problema con la sottovalutazione della probabilità è ovvio. Il tuo team potrebbe non prendere le misure giuste per ridurre questa probabilità e il progetto potrebbe fallire.

 

5. Concentrarsi interamente sulla mitigazione

Quando molti team di progetto discutono risposta al rischio, parlano solo di mitigazione. Tuttavia, la mitigazione è solo una tecnica di risposta ed è specificamente pensata per i rischi che sono minacce. Per rispondere correttamente ai rischi, è necessario creare un piano di risposta completo che consideri la mitigazione e altri possibili approcci, come l'elusione, il trasferimento e l'accettazione.

La mitigazione mira semplicemente a ridurre la probabilità o l'impatto di eventi di rischio negativi. È possibile affrontare meglio alcuni rischi con la risposta di evitamento, che comporta l'eliminazione del rischio affrontando le cause. In alternativa, puoi utilizzare il transfert e portare a bordo un altro partner per assumersi il rischio. Infine, se nessun altro approccio sembra plausibile, puoi scegliere di accettare il rischio e sviluppare un piano di emergenza se l'evento si verifica.

Concentrarsi interamente sulla mitigazione può farti perdere di vista la risposta giusta per un dato rischio.

 

6. Non delegare in modo efficace

Alcuni project manager trovano difficile delegare e finiscono per assumersi la responsabilità di altri membri del team. Una parte fondamentale di pianificazione della risposta al rischio consiste nell'assegnare la titolarità di ciascun rischio. In qualità di responsabile del progetto, devi evitare di attribuire rischi a te stesso. Invece, assegna i rischi in base alle competenze individuali della tua squadra.

Tutti proprietari di rischio deve attuare il piano di risposta, monitorare il rischio ed emettere rapporti sullo stato. Questa struttura crea responsabilità e rende più efficace un piano di risposta.

 

7. Non gestire i rischi continuamente

Sfortunatamente, molti progetti portano in considerazione gestione del rischio come un compito che inizia e finisce durante la pianificazione del progetto. Riempiono il registro dei rischi, lo archiviano e lo dimenticano.

Anzi, gestione del rischio deve essere discusso in ogni riunione del team di progetto. I proprietari del rischio devono fornire un breve rapporto sullo stato delle azioni di risposta eseguite o pianificate. Il team deve anche affrontare eventuali nuovi potenziali rischi e fattori scatenanti del rischio.

Gestione del rischio deve andare avanti per tutta la vita di un progetto.

 

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Ogni progetto di successo si basa su un'efficace strategia di gestione del rischio. Tuttavia, gli errori nella gestione dei rischi sono più facili da commettere di quanto si possa pensare.

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