Gli errori più comuni quando si inizia un nuovo progetto

Perché i project manager e i team sottovalutano la fase di avvio del progetto?

Non è che i project manager siano pigri o incoerenti. (Sì, può anche succedere ma noi crediamo stai puntando a diventare un giocatore TOP.) Il fatto è che la maggior parte dei PM sperimenta una situazione di "salto da un progetto all'altro". Se non hai avuto il tempo di chiudere la "porta mentale" dietro il progetto che hai appena consegnato MENTRE sei già sotto pressione per iniziarne un altro, molto probabilmente fallirai - o almeno commetterai errori e decisioni sbagliate. Perciò, prima di iniziare a gestire il tuo nuovo grande progetto, chiedi un po' di tempo in più per prepararti e poi, continua passo dopo passo secondo i nostri consigli.

"Meglio prendere un giorno o due in più per iniziare
un nuovo progetto – così puoi abbracciare
sia praticamente che mentalmente.“

Prima del calcio d'inizio

C'è del lavoro che deve essere fatto prima di comunicare un nuovo progetto al tuo team. Prima di tutto, inizia da parlare con il cliente e le parti interessate sugli argomenti sotto indicati. Crea una nuova mappa mentale per annotare tutte le informazioni, le note e le idee in una struttura logica, in modo da averle tutte in un unico posto che è essenziale per la loro successiva valutazione.

• Cosa succede se questo progetto non viene mai realizzato?
  
  Certo, potresti chiederlo più educatamente: "Qual è lo scopo del progetto?" Ma hai bisogno di più - per spingere il tuo cliente a riflettere più a fondo sul reale impatto e scopo del progetto. Pertanto, "In che modo questo progetto contribuisce al successo della tua strategia?" è una domanda di gran lunga migliore. Saresti sorpreso di quante domande come queste alla fine cambino il brief stesso!

• Una vera storia: Un'azienda di prodotti lattiero-caseari ha contattato un'agenzia pubblicitaria per elaborare una nuova campagna pubblicitaria per aumentare le vendite. Dopo una serie di domande più approfondite da parte dell'agenzia e diversi debriefing, l'intero approccio alla richiesta è cambiato. Il problema non era la pubblicità ma semplicemente i vasetti di yogurt troppo grandi: era semplicemente troppo cibo per i bambini, quindi non hanno mai finito tutto lo yogurt, cosa che poi ha sconvolto i genitori perché hanno dovuto buttare via gli avanzi. La prima cosa da fare era, quindi, cambiare la confezione dei prodotti dalla misura attuale ad una più piccola. Una volta che il cliente ha accettato questo cambiamento, è arrivato il momento di creare una campagna pubblicitaria che comunicasse la dimensione più pratica del prodotto.

• Quanti soldi abbiamo per il progetto?
  
  Ancora una volta, non si tratta solo dell'importo stesso. Prova a scoprire se ci sono delle risorse extra (nel caso ti venga in mente una soluzione speciale) o se il budget è fisso. Non abbiate paura di parlare anche di argomenti come data di scadenza delle fatture, modalità di pagamento, quote delle vendite extra, ecc. Apprezzerete le risposte una volta che le parti interessate vi chiederanno del Struttura della ripartizione dei costi e il flusso di cassa del tuo nuovo progetto.

• Quando deve essere consegnato il progetto?
  
  Cerca di far sì che il tuo cliente sia il più preciso possibile. "In ottobre" non è una risposta. Poiché molto probabilmente ci sono diversi progetti in corso nella tua azienda (e alcuni membri del team potrebbero lavorare su più di essi), dovrai adattare i tempi non solo al desiderio del tuo cliente, ma anche per l'attuale portafoglio di progetti della tua azienda.

• Definire il modo di comunicare
  
  Risparmiati un sacco di stress e, da parte tua e del tuo cliente, definisci le persone o i team che comunicheranno insieme sullo stato di avanzamento del progetto. In questo modo, ottieni feedback raccolti e strutturati invece di ricevere tonnellate di e-mail caotiche da persone diverse. Concordare di utilizzare il minor numero possibile di canali di comunicazione. Quando scegli il tuo software di gestione dei progetti, assicurati che abbia anche un app che funziona senza problemi con notifiche e-mail intelligenti.
  
  Consiglio: Per molti progetti (soprattutto quelli digitali e di sviluppo software), è consigliabile lavorare agile. In tal caso, approfitta di entrambi Mischia or Kanban tavola. Puoi anche presentarlo al tuo cliente e spiegare il principio degli sprint.

Risultato? Dopo questa sessione di pre-kick-off, sei pronto per definire il tuo triangolo di ferro costituito dal budget, dall'ambito e dai limiti di tempo. Ottimo, vero?

“Inizia un nuovo progetto due volte: sul PM-to-client
livello e poi con la tua squadra.“

Come avviare il progetto con il tuo team

Ora, quando conosci le risposte del tuo cliente, puoi iniziare a lavorare al progetto. Calmati, organizzarsie fai salire a bordo la tua squadra.

1. Crea la tua squadra
   
   Per costruire un Dream team per il tuo progetto, devi prima controlla le capacità delle tue risorse. Ottieni una panoramica aggiornata delle attività scadute e dei problemi di assegnazione delle ore. Prendi in considerazione le ferie dei membri del team e il loro carico di lavoro effettivo. Se c'è un ruolo specifico che deve essere assunto, non esitare ad assumere un professionista esterno all'azienda.
   
   Risultato: Un team a copertura totale basato sulle capacità di tempo + carico di lavoro, registrato nel tuo strumento PM.
   
   
   
2. Organizza il Kick-off meeting
   
   Invita tutti coloro che lavoreranno al progetto. Presenta i fatti che hai appreso dal tuo cliente e autorizza i membri del tuo team a porre domande. Non essere deluso se non riesci a rispondere ad alcune di esse nonostante il tuo sforzo prima del calcio d'inizio. Al contrario, sii felice di conoscere il buco prima di caderci dentro!
   
   Consiglio: A seconda del progetto e della tua relazione con il cliente, puoi anche considerare di invitare il tuo cliente al kick-off meeting.
   
   Risultato: Debriefing con il cliente o continuare con Work Breakdown Structure.
   
   
   
3. Ottieni una panoramica di tutte le idee
   
   Se leggi regolarmente i nostri blog, avrai notato che spesso rivolgiamo l'attenzione dei nostri lettori a mappa mentale. Usa il Mappa mentale strumento per sfruttare l'intero team in una stanza o in una chiamata. Annota tutto ciò che è possibile per consegnare l'intero progetto. In questo modo, crei un elenco di idee complete e in seguito puoi assegnare loro la priorità e trasferirne alcune alle attività.
   
   Risultato: un elenco visivo di tutte le attività possibili, creato da tutti i membri del team che lavorano al progetto.
   
   
   
4. Organizza le attività nel diagramma di Gantt
   
   Una volta che sai quali attività devono essere consegnate, puoi organizzarle nell'intervallo di tempo. Il modo più semplice per farlo è usando il drag & drop Easy Gantt. Aggiungi pietre miliari, attività secondarie e relazioni tra le attività. Una volta pronto, puoi condividerlo con il tuo team in modo che tutti i membri possano vedere come il loro lavoro dipende ed è correlato.
   
   Risultato: Un'organizzazione visiva delle attività nell'arco di tempo.

“Se hai un tipo di progetto ricorrente,
risparmia un po' di tempo utilizzando un modello di progetto. "

Conclusione

L'inizio del progetto ne determina l'intero avanzamento e la consegna finale. Per evitare gli errori più frequenti all'inizio di un nuovo progetto, utilizzare una serie di strumenti che ti aiutano a far parte del tuo team meglio. Ma soprattutto, prenditi il ​​tuo tempo con il cliente e raccogli informazioni approfondite e dettagliate sullo scopo del progetto e le aspettative da esso.