Come gestire le risorse durante il tuo progetto e come Easy Redmine aiuta

Il ruolo cruciale della gestione delle risorse

La gestione delle risorse in un progetto può svolgere un ruolo critico nella determinazione quanto successo può essere l'esecuzione e il completamento di un progetto. In un mondo ideale con risorse illimitate, la gestione dei progetti sarebbe stata molto più semplice; tuttavia, in realtà, la gestione delle risorse è uno degli aspetti che richiedono il meglio dei tuoi sforzi e capacità di pianificazione, al fine di garantire che un progetto venga completato entro i limiti di risorse e tempo. 

La chiave per gestire le risorse è garantire l'allocazione ottimale e l'utilizzo efficiente delle risorse disponibili, a minimizzare sprechi, ridondanze e inefficienze. La mancata considerazione dell'importanza della pianificazione delle risorse può causare colli di bottiglia, scarso processo decisionale, superamento dei costi e conseguenti ritardi nella sequenza temporale di un progetto. 

Di conseguenza, è fondamentale adottare le migliori pratiche per una gestione efficace delle risorse durante un progetto e oltre.

Gestione delle risorse in Easy Redmine

Come gestire le risorse durante un progetto?

Ecco le migliori pratiche e tecniche che potrebbero aiutarti gestione più efficace delle risorse durante il tuo progetto:

1. Preparare uno schema delle risorse disponibili

Il primo prerequisito per una gestione efficace delle risorse è conoscere la quantità di risorse che hai per il tuo progetto. È estremamente importante definire chiaramente il numero di risorse, classificati per tipo e altri fattori.

Poiché le risorse possono essere di qualsiasi tipo, il metodo di quantificazione delle risorse potrebbe differire a seconda del tipo di risorse. Una volta che hai un rapporto di tutte le risorse che hai, puoi procedere ai passaggi successivi.

2. Eseguire il livellamento preliminare delle risorse

L'esecuzione del livellamento preliminare delle risorse consentirà di determinare se le risorse disponibili sono sufficienti per garantire il completamento tempestivo di un progetto. Sulla base dello schema delle risorse disponibili e dei requisiti del progetto, il livellamento delle risorse ti consentirà di stimare una data di completamento, che puoi analizzare e allineare ai requisiti e alla sequenza temporale del progetto.

3. Imposta le tue risorse (preferibile in modo visivo)

Le immagini spesso si dimostrano molto efficaci nell'aiutare le persone a capire le cose e a metterle in prospettiva in un modo più comprensibile. Visualizzando le tue risorse, puoi avere un quadro più chiaro di tutto ciò che hai.

La visualizzazione delle risorse consentirebbe anche di identificare le risorse scarse per quanto riguarda la loro disponibilità. In questo modo, lo troveresti più facile definire e dare priorità all'allocazione delle risorse scarse, evitando problemi di disponibilità più avanti nel progetto.

4. Incoraggiare la collaborazione

La visualizzazione isolata dei requisiti e dell'allocazione delle risorse per ciascuna attività renderebbe difficile l'allocazione ottimale delle risorse. Invece, come project/resource manager, dovresti incoraggiare una forma più collaborativa di gestione delle risorse, in cui si cercano input da più parti interessate e i dati passati vengono utilizzati per prendere decisioni di allocazione.

Ciò migliorerebbe l'allineamento degli approcci tra più parti interessate e porterebbe a un'allocazione e una gestione delle risorse più credibili.

Gestione delle risorse in Easy Redmine

5. Continua a improvvisare

Ogni aspetto di un progetto raramente va secondo le tue aspettative e c'è molto che deve sempre essere considerato e riconsiderato durante la durata di un progetto. I progetti spesso incontrano incroci multipli e vincoli imprevisti, il che significa questo la gestione del progetto è un processo continuo.

Allo stesso modo, l'allocazione e la gestione delle risorse per un progetto non possono mai essere scolpite nella pietra e molto probabilmente dovranno essere riadattate e riconsiderate in più fasi durante un progetto, motivo per cui dovrai tenere d'occhio in modo particolare questo aspetto della gestione del progetto . 

Come Easy Redmine aiuta nella gestione delle risorse

La gestione delle risorse di Easy Redmine è uno strumento per la pianificazione e la gestione professionale delle risorse, il che è qualcosa che lo farebbe rendere la gestione dei progetti molto più efficace. Questo strumento è dotato di molteplici caratteristiche e funzioni, rendendolo uno strumento molto pratico.

Lo strumento di gestione delle risorse di Easy Redmine e le sue funzionalità ti consentono di incorporare le migliori pratiche nel tuo approccio alla gestione delle risorse e, data la praticità di queste funzionalità, ciò renderebbe più facile la gestione del progetto generale.

Dashboard per Risorse

Uno dei plugin più utili offerti dallo strumento di gestione delle risorse di Easy Redmine è il Dashboard per Risorse. Poiché abbiamo già discusso dell'importanza e dell'utilità di avere una visuale delle risorse disponibili, questa dashboard fa esattamente ciò di cui hai bisogno, fornendoti un panoramica visiva di tutte le tue risorse in un unico luogo. Ciò ti consentirebbe di analizzare l'utilizzo delle risorse e i KPI associati con un semplice sguardo.

Questa dashboard è facilmente personalizzabile ed è dotata di molteplici funzionalità aggiuntive come allocazioni di tracker, utilizzo del gruppo, misurazioni dell'allocazione totale e più opzioni di visualizzazione in base alle tue preferenze.

Dashboard delle risorse in Easy Redmine

Dashboard del gestore delle risorse

Lo strumento di gestione delle risorse di Easy Redmine è dotato di a dashboard personale predefinito per chi assume il ruolo di project manager/responsabile delle risorse. Il dashboard include tutte le informazioni rilevanti ed è dotato di funzionalità pertinenti che consentirebbero a qualsiasi responsabile delle risorse di analizzare le prestazioni attuali e aggiornate della gestione delle risorse. Questa dashboard offre opzioni come rapporti su salari e fatturazione, pianificazione delle risorse, rapporti orari avanzati e rapporti sulle spese.

Gestione delle presenze e dashboard delle presenze

Poiché il capitale umano è una delle risorse più comunemente utilizzate ed è anche una delle risorse più difficili da gestire, lo strumento di gestione delle risorse di Easy Redmine offre funzionalità di gestione delle presenze e un dashboard delle presenze per assisterti nei processi di presenza al lavoro.

Le funzionalità relative alla gestione delle presenze includono la registrazione delle presenze, avvisi sulle presenze mancanti, funzionalità di revisione e approvazione per le richieste di ferie e pianificazione delle presenze future, tra le altre funzionalità. Ti permette anche di farlo automatizzare i processi di presenza definendo gli indirizzi IP e predefinendo i calendari delle festività, per evitare di apportare modifiche dell'ultimo minuto che potrebbero interrompere le tempistiche.

Il dashboard delle presenze può essere personalizzato, consentendoti di visualizzare le informazioni più importanti per il contesto della gestione delle risorse.

Conclusione

Sebbene la gestione delle risorse per un progetto possa sembrare all'inizio difficile, utilizzare le pratiche e le tecniche sopra menzionate, assistito da Easy Redmine's Strumento di gestione delle risorse, renderebbe l'intero processo molto più semplice ed efficiente.