Funzionalità GDPR
Come lavorare con le funzionalità GDPR
Easy Software prende sul serio la protezione dei dati personali. La normativa europea nota come regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR) porta una serie di sfide a tutte le organizzazioni e diventa uno dei temi di business più chiari. La nostra missione è quella di fornire ai clienti Easy Redmine e fondamentalmente a tutta la community di Project un software affidabile che consenta di adempiere in modo efficiente a tutti i compiti dei Data Processor. Easy Redmine è pronto per 100% GDPR dalla versione 1.2 (maggio 2018).
Sommario
Contatto e anonimizzazione dell'utente
Politica password
Autenticazione a due fattori
Visibilità speciale per campi e contatti personalizzati
Richiedi e scarica i registri
Scadenza della sessione
Visibilità dei contatti
Contatto e anonimizzazione dell'utente
La funzione di anonimizzazione dei contatti e degli utenti consente di nascondere / cancellare rapidamente i dati sensibili memorizzati in campi personalizzati selezionati in qualsiasi tipo di Contatti (personale, azienda, account) e Utenti. Né il contatto / utente né alcun campo personalizzato vengono rimossi dopo l'attivazione di questa funzione, solo il contenuto dei dati diventa vuoto senza la possibilità di recuperare i dati originali in un secondo momento. Quando un campo personalizzato è impostato come "Obbligatorio", ovvero il suo contenuto non può essere vuoto come nome, cognome o indirizzo e-mail, i dati originali vengono automaticamente sostituiti con una stringa di testo "Anonimizzato" (per un contatto azienda / account) o " Contatto anonimo "(per un contatto personale) o" Utente anonimo "(per un profilo utente). Lo scopo della funzione è soddisfare le esigenze dei clienti di nascondere / cancellare i propri dati personali sensibili come imposto dal GDPR. La legislazione dice che non devi cancellare i dati in quanto ne hai bisogno per comprendere i tuoi clienti in generale. Ma tali dati non possono essere collegati a una persona in particolare.
Come utilizzare la funzionalità
Prima di tutto, devi selezionare quali campi personalizzati in Contatti e Utenti sono considerati sensibili e saranno sottoposti al processo di anonimizzazione se il tuo cliente lo richiede. Questo può essere fatto abbastanza facilmente in Altro »Amministrazione» Campi personalizzati »apri la sottocategoria" Contatti "o" Utenti "» modifica un campo personalizzato sensibile. Una casella di controllo chiamata "Anonimizzato" si trova nelle impostazioni in basso. Quando spunti la casella di controllo e salvi le impostazioni, tutti i contenuti dei dati di questo particolare campo personalizzato verranno immediatamente cancellati su quei contatti / utenti che successivamente selezioni per l'anonimizzazione. Pertanto, utilizzare la funzionalità con cautela per evitare perdite di dati non necessarie.
Ecco come appare quando il campo "Nome del contatto" è stato considerato sensibile e i contatti selezionati sono stati resi anonimi. D'altra parte, il campo "indirizzo" non è stato impostato per essere anonimo, quindi è visibile.
Il contatto anonimo può essere riconosciuto non solo dall'elenco dei contatti ma anche da qualsiasi altra parte, come nelle attività di vendita.
Ecco come appare in dettaglio un contatto anonimo. Alcuni campi sono vuoti perché erano stati resi anonimi.
Per rendere anonimo un contatto o anche più contatti in blocco, è sufficiente selezionarli dall'elenco e fare clic con il pulsante destro del mouse per aprire il menu contestuale. Qui è sufficiente selezionare l'opzione "Anonimizza" e confermare la finestra di dialogo di garanzia facendo clic su "OK".
Oltre ai Contatti, anche gli Utenti possono essere resi anonimi ripetendo la stessa procedura con il tasto destro.
Inoltre, puoi rendere anonimo l'utente facendo clic sul pulsante specifico nella barra laterale del profilo utente.
Questo è un dettaglio di un profilo utente anonimo. Tieni presente che per i profili utente con indirizzo e-mail anonimo, un nuovo indirizzo e-mail generato casualmente sotto forma di "... @ anonymized.com" sostituisce quello originale.
Politica password
Vedere la impostazioni di autenticazione.
Autenticazione a due fattori
Vedere la impostazioni di autenticazione.
Visibilità speciale per campi e contatti personalizzati
Questa impostazione consente la configurazione della visibilità dei campi personalizzati e dei campi di contatto predefiniti per utenti, tipi di utenti e gruppi selezionati. Per i campi personalizzati, queste impostazioni sono disponibili in Altro »Amministrazione» Campi personalizzati »modificare qualsiasi campo personalizzato esistente o crearne uno nuovo. Nella parte inferiore dello schermo, seleziona la casella di controllo "Visibilità speciale" per mostrare le opzioni di impostazione correlate come segue:
Tipi di utente: seleziona i tipi di utente che possono vedere questo campo personalizzato o lascialo vuoto per renderlo visibile a tutti i tipi di utente
Gruppi: seleziona i gruppi che possono vedere questo campo personalizzato o lascia vuoto per renderlo visibile a tutti i gruppi
Utenti: seleziona gli utenti che possono vedere questo campo personalizzato o lascialo vuoto per renderlo visibile a tutti gli utenti
Per Contatti, vai a Altro »Contatti» Impostazioni »Impostazioni campi dove puoi modificare le impostazioni dei campi dei contatti predefiniti, come Autore, Ultimo aggiornamento, Nome, Cognome, ecc.
Questo è un esempio delle impostazioni del campo Cognome. Qui si selezionano di nuovo gli utenti, i tipi di utenti ei gruppi autorizzati a vedere questo campo o si lascia vuoto per renderlo visibile a tutti. Analogamente, possono essere esportati solo i dati visibili a un utente.
Richiedi e scarica i registri
Vai a Altro »Amministrazione» Registri facili, trova il registro richiesto e fai clic sul pulsante Download accanto ad esso.
Scadenza della sessione
Queste impostazioni consentono di disconnettere automaticamente un utente dalla sua sessione corrente dopo un periodo di tempo specificato. Vai a Altro »Amministrazione» Impostazioni »Autenticazione» Scadenza sessione dove puoi trovare due opzioni:
Durata massima della sessione: il tempo massimo per cui un utente può essere registrato in una sessione indipendentemente dalla sua attività
Durata inattività della sessione: il tempo massimo in cui un utente può essere inattivo prima di essere disconnesso automaticamente da una sessione
Visibilità dei contatti
La visibilità dei contatti può essere configurata per i tipi di utente e per i ruoli utente. Per configurarlo per i tipi di utente, vai a Altro »Amministrazione» Tipi di utente »seleziona il tipo di utente» Tipi di contatto visibili. Le opzioni selezionabili sono Tutti, Account, Contatti personali, Partner, Fornitore.
Per configurarlo per i tipi di utente, vai a Altro »Amministrazione» Ruoli e autorizzazioni »seleziona un ruolo» Visibilità contatti. Le opzioni selezionabili sono Tutti i contatti, Contatti creati o assegnati all'utente, Contatti creati dall'utente, Contatti assegnati all'utente.
Inoltre, lavorare con i contatti può essere limitato in molti aspetti semplicemente utilizzando le autorizzazioni per ciascun ruolo.