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Easy DMS - Sistema di gestione dei documenti

DMS
funzionalità di
flusso di lavoro

Come lavorare con Easy DMS - Document Management System

Informazioni per gli amministratori IT è disponibile all'indirizzo GitHub.
Il pacchetto per Redmine generica è disponibile per il download qui.

Ciò che è facile DMS
Quali sono le principali caratteristiche di Easy DMS
Come configurare il plugin
Come creare campi personalizzati
Come configurare la codifica documento
Come configurare i ruoli e le autorizzazioni
Come attivare Easy DMS su un progetto
Come configurare i flussi di lavoro di approvazione
Come lavorare con modulo Easy DMS
Come visualizzare le attività relative a Easy DMS
Come configurare WebDAV
WebDAV risoluzione dei problemi

 

Ciò che è facile DMS

Easy DMS è un sistema di gestione dei documenti utilizzato per tracciare, gestire e archiviare documenti e ridurre la carta. È in grado di tenere un registro delle varie versioni create e modificate da diversi utenti (monitoraggio della cronologia). Easy DMS è disponibile come plug-in separato per Easy Redmine. Ha lo scopo di estendere l'attuale modulo Documenti di Easy Redmine. Easy DMS viene fornito con la funzionalità WebDAV in modo da poter gestire i tuoi documenti direttamente dal tuo file manager (come Windows Explorer) oltre all'accesso web standard. Easy DMS è concepito per essere utilizzato da tutti gli utenti che necessitano di lavorare con i documenti.

 

Quali sono le principali caratteristiche di Easy DMS

  • struttura a directory
  • versioning di documenti / cronologia delle revisioni
  • Notifiche via email per le directory e / o documenti
  • blocco dei documenti
  • Multi (drag / drop a seconda del browser) upload / download
  • scaricare Multi tramite zip
  • diretta dei documenti o il collegamento documento l'invio tramite e-mail
  • flusso di lavoro di approvazione dei documenti configurabile
  • accesso di controllo dei documenti
  • L'integrazione con feed attività di Easy Redmine
  • macro Wiki per i contenuti di collegamento rapido
  • Leggi tutte le funzionalità WebDAV / scrittura
  • documenti opzionale ricerca di contenuti full-text
  • Documenti e file di link simbolici
  • codifica dei documenti
  • Cestino dei rifiuti

 

Come configurare il plugin

Puoi configurare il plugin in Altro > Amministrazione > Plugin. La configurazione del plugin è disponibile cliccando su Configura.

Le opzioni disponibili sono le seguenti (il valore di default tra parentesi quadre):

  • Download massimo di file [0] Limita il numero massimo di file scaricati in zip o inviati via email. 0 significa illimitato.
  • Dimensione massima allegato e-mail [0] Limita le dimensioni massime del file che possono essere inviate via e-mail. 0 significa illimitato. Il numero è in MB.
  • Directory di archiviazione file [/ files / dmsf] Dove i file caricati verranno archiviati fisicamente.
  • Eliminazione file fisico [No] Se i file vengono fisicamente eliminati dopo la loro eliminazione nell'interfaccia web.
  • Notifica di default del file [Disattivato] Consente di impostare notifiche per progetto.
  • Visualizza i destinatari notificati [Disattivato] Se attivato, l'utente verrà informato su tutti i destinatari che hanno appena inviato la notifica via e-mail.
  • Formato del titolo [''] - Formato del titolo utilizzato quando viene scaricato un documento.
  • Agisci come collegabile [No] - Questa funzione offre la possibilità di allegare documenti alle attività. Il nuovo modulo / modifica attività contiene un'area Drag & Drop per il caricamento dei documenti.

    La seguente selezione "Preferenze progetto" verrà visualizzata nelle impostazioni del progetto nella scheda DMS solo quando la casella di controllo sopra è spuntata nella configurazione del plugin.
  • Colonne: puoi selezionare quali colonne saranno visibili nella vista del documento principale. (Tutti i campi personalizzati sono disponibili come colonne)
  • Da - Un indirizzo email da cui vengono inviate e-mail con i documenti.
  • Rispondi a: un indirizzo email per il campo di risposta quando i documenti vengono inviati tramite e-mail.
  • Solo collegamenti: invia solo collegamenti anziché documenti.
  • Conserva i documenti bloccati - I documenti verranno mantenuti bloccati quando approvati.
  • WebDAV [Attivato] WebDAV una volta abilitato può essere trovato su http: //.../dmsf/webdav/ [identificativo del progetto]
  • Strategia Webdav [sola lettura] Consente all'amministratore di decidere se WebDAV è una piattaforma di sola lettura o di lettura / scrittura per gli utenti finali.
  • Directory contenente database Xapian [files / dmsf_index] Una posizione del database di ricerca full-text di Xapian.
  • Stemming Language [inglese] Un linguaggio usato per lo stemming
  • Strategia stelo [Stem none] Controlla come il parser di query applicherà l'algoritmo di derivazione. Il valore predefinito è STEM_NONE. I valori possibili sono:
    • STEM_NONE: non eseguire alcuna derivante.
    • STEM_SOME: ricerca di forme gambo dei termini eccezione di quelli che iniziano con la lettera maiuscola, o sono seguiti da alcuni caratteri, o sono utilizzati con gli operatori che hanno bisogno di informazioni di posizione. termini gambo hanno il prefisso 'Z'.
    • STEM_ALL: ricerca di forme stelo di tutte le parole (nota: non viene aggiunto alcun prefisso 'Z').
    • Si noti che l'algoritmo risultante viene applicata solo alle parole nei campi probabilistici - termini del filtro booleani sono mai derivava.

 

Aggiorna la tua gestione dei progetti

Ottieni funzionalità Redmine di livello superiore che si adattano alle tue esigenze e ti offrono una panoramica perfetta.

Come creare campi personalizzati

I campi personalizzati possono essere applicati a documenti e cartelle. Là in Easy Redmine Administration è un elemento Campo personalizzato. Se è selezionato Nuovo campo personalizzato dalla barra degli strumenti dei comandi, è disponibile un nuovo tipo di Easy DMS. Quindi c'è un comune Nuovo modulo campo personalizzato in cui è possibile specificare i nuovi parametri del campo personalizzato.

 

Come configurare la codifica documento

Per utilizzare la funzione di codifica Documenti, aggiungiamo un nuovo campo personalizzato DMS denominato Tag come un elenco con i possibili valori specificati in base alle tue esigenze.

Quando il campo personalizzato viene salvato, lo trovi in ​​modalità di modifica durante il caricamento di un nuovo documento o di una nuova revisione. Basta selezionare il valore dell'apparato del tag e salvare.

 

Come configurare i ruoli e le autorizzazioni

I ruoli e le autorizzazioni possono essere configurati in Altro> Amministrazione> Ruoli e autorizzazioni. Le autorizzazioni disponibili relative a Easy DMS sono le seguenti:

  • Visualizza DMS accessi file di revisione
  • Visualizza le revisioni dei file DMS
  • Sfoglia documenti
  • La scheda DMS delle preferenze utente è abilitata nelle impostazioni del progetto
  • Visualizza documenti I documenti possono essere scaricati, inviati via email, copiati e spostati. Il flusso di lavoro di approvazione è disponibile.
  • Manipolazione delle cartelle Le cartelle possono essere create, eliminate, modificate, bloccate, sbloccate. La notifica e-mail può essere attivata / disattivata.
  • Manipolazione dei file I documenti possono essere caricati, bloccati, sbloccati. La notifica e-mail può essere attivata / disattivata. È possibile applicare i flussi di lavoro di approvazione. I collegamenti simbolici possono essere creati / cancellati.
  • Elimina documenti Consente di accedere al cestino e cancellare / ripristinare i documenti.
  • Forza lo sblocco dei file Un membro può sbloccare un documento bloccato da qualcun altro.
  • Approvazione file Abilita / disabilita l'approvazione del flusso di lavoro di approvazione dei documenti.
  • Gestione dei flussi di lavoro La scheda del flusso di lavoro di approvazione è abilitata nelle impostazioni del progetto. I membri sono autorizzati a definire i flussi di lavoro di approvazione del progetto.

 

Come attivare Easy DMS su un progetto

Per rendere disponibile Easy DMS su un progetto, è necessario aver verificato il modulo corrispondente nella scheda Moduli. Per farlo, vai in Impostazioni> Moduli> seleziona la casella di controllo "Easy DMS" e fai clic su Salva. Immediatamente dopo, le schede Easy DMS e Approvazione dei flussi di lavoro appariranno nel menu superiore del particolare progetto come illustrato di seguito. Ogni membro del progetto con le autorizzazioni corrispondenti può impostare notifiche e-mail relative ai documenti e alle cartelle DMS del progetto.

 

Come configurare i flussi di lavoro di approvazione

Questa impostazione consente ai project manager di definire i flussi di lavoro di approvazione. La funzionalità del flusso di lavoro di approvazione come parte di Easy DMS consente agli utenti di creare una catena di approvazione per l'approvazione dei documenti. Un flusso di lavoro di approvazione è definito da un nome logico e dagli utenti assegnati: approvatori in un ordine particolare con una determinata dipendenza. Ogni flusso di lavoro di approvazione è costituito da uno o più passaggi di approvazione. Ogni passaggio di approvazione include uno o più approvatori e la loro dipendenza. Significa che possiamo assegnare un nuovo utente con una dipendenza AND o OR. Quindi, per procedere alla fase di approvazione successiva, è necessaria l'approvazione di uno o di tutti i responsabili dell'approvazione. Di conseguenza siamo in grado di definire il flusso di lavoro seriale o parallelo in questo modo.

I flussi di lavoro di approvazione possono essere configurati sia a livello globale che di progetto. Le impostazioni a livello globale sono disponibili in Altro> Amministrazione> Flussi di lavoro di approvazione. Qui possono essere definiti flussi di lavoro di approvazione globali disponibili in tutti i progetti come illustrato di seguito. Le impostazioni a livello di progetto sono disponibili nella scheda corrispondente su un particolare progetto con il modulo Easy DMS attivato, come spiegato in precedenza.

Per creare un nuovo flusso di lavoro di approvazione, fare clic sul rispettivo pulsante nell'angolo in alto a destra. Quindi è necessario immettere un nome per il nuovo flusso di lavoro di approvazione. Se hai già creato alcuni flussi di lavoro di approvazione, puoi copiarne uno in quello nuovo selezionandolo da "Copia flusso di lavoro da" nel menu a discesa.

Quando tutto è compilato, fare clic sul pulsante Crea. Il flusso di lavoro appena creato viene visualizzato nell'elenco del flusso di lavoro. Per modificare il nome del flusso di lavoro o per definire i passaggi del flusso di lavoro, fare clic sul nome del flusso di lavoro. Quindi viene visualizzato il modulo di aggiornamento del flusso di lavoro. Nella parte superiore del modulo è possibile aggiornare il nome del flusso di lavoro. Modifica il nome lì e fai clic sul pulsante Salva.

 

Utilizzando il pulsante Nuovo passo è possibile scegliere una o più approvazioni e facendo clic sul pulsante AND o OR si aggiungerà una nuova fase di approvazione fino alla fine o scegliendo un passaggio esistente dall'elenco a un passaggio esistente.

Esempi

Aggiunta di un nuovo passo con un singolo approvatore

  1. Selezionare un utente dall'elenco.
  2. Il valore del passo rimane sul suo valore predefinito Nuovo passo.
  3. Aggiungi una nuova fase di approvazione facendo clic sul pulsante AGGIUNGI.

Aggiunta di un nuovo passo con più approvatori

  1. Selezionare due o anche più utenti dalla lista.
  2. Il valore del passo rimane sul suo valore predefinito Nuovo passo.
  3. Aggiungi un nuovo passaggio facendo clic sul pulsante AND o OR in base alla relazione degli approvatori nel passaggio.

Aggiunta di un successivo all'approvatore in una fase esistente

  1. Selezionare un utente dall'elenco.
  2. Modifica il valore del passaggio al numero di un passaggio in uscita.
  3. Aggiungi un nuovo passaggio facendo clic sui pulsanti AND o OR in base alla relazione del nuovo approvatore nel passaggio.

Successivamente i passaggi di approvazione uscenti possono essere rimossi o riordinati facendo clic sulle icone corrispondenti accanto ai passaggi di approvazione. Tenere presente che il flusso di lavoro viene approvato solo dopo aver soddisfatto ogni passaggio. Ad esempio, se si dispone di un passaggio con due approvatori con operatore OR, è necessaria solo un'approvazione. Al contrario, se hai due passaggi con un approvatore per ogni passaggio, sono necessarie due approvazioni.

vincoli workflow di approvazione

Eliminazione di un workflow di approvazione già utilizzato fa sì che i documenti colpiti rimangono nel loro ultimo stato di approvazione: Assegnato, In attesa di approvazione, approvato o rifiutato, ma è impossibile continuare in un flusso di lavoro non finito. Il registro approvazione è anche disponibile. Documenti con il flusso di lavoro non finito rimangono bloccate. Al fine di riassegnare il flusso di lavoro o in un altro modo per aggiornare il documento è necessario per sbloccare il documento e poi per creare una nuova revisione del documento o caricando una nuova versione del documento o per la creazione di una nuova revisione nel dettagli del documento.

In caso di rimozione di una delle fasi di un particolare flusso di lavoro, i documenti colpiti rimangono nel loro ultimo stato di approvazione: Assegnato, In attesa di approvazione, approvato o rifiutato. Se ci sono fasi di approvazione non finiti, è possibile proseguire nella catena di approvazione. Il passaggio mancante viene saltato. Se il documento è in stato di attesa per l'approvazione e il passo appena rimosso è stato l'ultimo passo di approvazione, il documento rimane in stato di attesa per l'approvazione e non è possibile continuare in sede di approvazione.

In caso di aggiunta o riordinare una o più fasi di approvazione in un particolare flusso di lavoro, i documenti colpiti rimangono nel loro ultimo stato di approvazione: Assegnato, In attesa di approvazione, approvato o rifiutato. I passi aggiunti non sono inclusi nei flussi di lavoro già assegnati e quindi non hanno alcuna influenza sui flussi di lavoro di approvazione assegnati. Il flusso di lavoro aggiornato è riflessa da documenti con il flusso di lavoro assegnato dopo l'aggiornamento.

 

Come lavorare con modulo Easy DMS

Documenti

Il modulo Documenti consente di archiviare tutta la documentazione relativa a un progetto in un unico posto, ordinata in cartelle. Puoi attivare il modulo Documenti andando alla scheda Impostazioni progetto → Moduli. Seleziona la casella di controllo davanti all'elemento DMS, ovvero la funzione Sistema di gestione documenti.

Nella schermata, si trovano due aree principali: la cartella e file di alberi nella parte superiore dello schermo, e un'area per il caricamento dei file nella parte inferiore dello schermo.

gestione documenti

I documenti sono archiviati in cartelle, che dovrebbero avere una struttura tale da fornire un facile orientamento all'interno dell'argomento. La struttura delle directory DMS supporta la funzione di trascinamento della selezione per trascinare facilmente e velocemente i documenti da una cartella all'altra o da una sottocartella a un'altra cartella principale.

Nuova cartella

È possibile creare una nuova cartella facendo clic sul pulsante "Crea cartella" nell'angolo in alto a destra. Questo ti porta alla seguente schermata:

La nuova cartella verrà creata come sottocartella della posizione corrente nell'albero delle cartelle. Immettere un titolo per la nuova cartella. È possibile aggiungere una descrizione della cartella utilizzando vari tipi di formattazione del testo, come intestazioni, elenchi, collegamenti a pagine Web, documenti e così via. Infine, puoi selezionare i ruoli utente a cui verrà concesso l'accesso solo a quella cartella. Se sei soddisfatto delle impostazioni, fai clic sul pulsante Salva.

È inoltre possibile creare una nuova cartella copiando una cartella esistente. Visualizza un elenco di cartelle e scegli una cartella da copiare. Nel menu a destra (o facendo clic con il pulsante destro del mouse su) di questa cartella, scegli Copia / Sposta.

Seleziona il progetto di destinazione e la cartella di destinazione. Fai clic sul pulsante Copia.

Permessi della cartella

Nel nuovo modulo di cartella o successivamente nel modulo di modifica, è possibile specificare ulteriori autorizzazioni per le cartelle. Selezionando ruoli e membri, è possibile controllare l'accesso alla cartella.

Elenco delle cartelle

Ogni riga della lista delle cartelle contiene:

  • il nome della cartella
  • data di creazione, autore
  • cartella di strumenti di modifica
  • possibilità di cancellare una cartella
  • bandiera di notifica

Lo strumento di modifica utilizza la stessa forma utilizzata per creare una nuova cartella. È possibile modificare il titolo e la descrizione della cartella qui. È possibile ordinare le cartelle in ordine alfabetico o alfabetico inverso. A tale scopo, fai clic sul segno della freccia a destra del nome della colonna (non ordinato, in ordine alfabetico, in ordine alfabetico invertito).

Strumenti di gestione dei documenti

Facendo clic con il pulsante destro del mouse su un particolare documento in una cartella DMS, viene visualizzato un menu contestuale con le seguenti opzioni: Modifica, Copia / Sposta, Collega a, Blocca, Attiva notifiche, Assegnazione, Download, E-mail, Modifica contenuto, Elimina. Per modificare il documento online in tempo reale, è necessario avere installato Microsoft Office in quanto la funzione non è compatibile con altre applicazioni per ufficio (incluso LibreOffice).

Filtraggio

Se non sei sicuro di quale sia il nome della cartella, puoi provare ad applicare una parola chiave. Vai al campo Filtro, situato nell'angolo in alto a destra, e inizia a digitare la parola chiave.

Verranno visualizzate le cartelle con titoli che contengono la sequenza indicata di lettere. Come si continua a digitare, un minor numero di cartelle rimangono.

Tagging

C'è un elenco predefinito di tag. Se si seleziona un tag dall'elenco, ci saranno visualizzati i documenti e le cartelle contrassegnati solo con quel tag. Per cancellare il filtro di tag e di visualizzare tutti i documenti e le cartelle di nuovo solo selezionare la voce vuota nella lista.

Scaricare

Supponiamo che tu voglia scaricare tutti i contenuti di una cartella chiamata "Training". Selezionare la casella di controllo davanti al titolo della cartella e quindi fare clic sul pulsante Download (può essere richiamato con il tasto destro del mouse o tramite il menu alla fine della riga della cartella): l'intero contenuto della cartella verrà compresso in uno file e salvato sul tuo disco rigido.

E-mail

È possibile inviare tramite e-mail il contenuto della cartella al proprio partner. Seleziona la casella di controllo davanti al titolo della cartella e poi fai clic sul pulsante Email. Tutti i contenuti della cartella verranno compressi in un unico file. Ti verrà chiesto di inserire l'indirizzo e-mail del destinatario, soggetto e potrai aggiungere una parte di testo che spiega cosa stai inviando. I file zippati sono inclusi automaticamente. Tuttavia, fai attenzione quando invii l'intero contenuto di una cartella in quanto le sue dimensioni possono superare i limiti e-mail e la tua e-mail potrebbe non essere consegnata!

Prima di inviare è possibile controllare l'allegato facendo clic sul collegamento URL Documents.zip. Se la casella di controllo Solo collegamenti è selezionata, i collegamenti URL dei documenti allegati verranno invece aggiunti al corpo dell'e-mail.

Elimina cartella

È possibile cancellare una cartella facendo clic sul pulsante Elimina nel menu a destra (o facendo clic con il pulsante destro del mouse). Per eliminare più cartelle contemporaneamente, selezionare le caselle di controllo davanti ai titoli delle cartelle, quindi fare clic sul pulsante Elimina nel menu contestuale (facendo clic con il pulsante destro del mouse). È anche possibile eliminare una cartella con documenti, cioè una cartella non vuota. È anche possibile eliminare una cartella con documenti, cioè una cartella non vuota.

Aggiungere documenti

Una volta che avete la vostra struttura di cartelle, è possibile iniziare a riempire con i file. È possibile, ovviamente, aggiungere una nuova cartella in un momento successivo.

I nuovi file possono essere aggiunti in due modi:

  1. usando il metodo drag & drop - trascini & rilascia i file che desideri aggiungere nell'area chiamata Upload; solo per file con dimensione <100 MB; non funziona per Internet Explorer, apre il documento invece di aggiungerlo all'elenco
  2. fai clic sul pulsante "Nuovo file" situato nell'angolo in alto a destra, quindi cerca il file

Verrà visualizzato un elenco di tutti i file pronti da essere aggiunto. Ogni riga contiene:

  • il nome del file
  • status
  • dimensione del file
  • possibilità di rimuovere il file dall'elenco

È possibile aggiungere fino a file 20 in un caricamento. Per i file su 2GB è necessario disporre di un browser 64b. Se non si dispone di un browser 64b, utilizzare lo strumento di archiviazione come ZIP o RAR e comprimere e quindi dividere il file originale in archivi più piccoli prima del caricamento. Quando tutti i file sono pronti per il caricamento nella cartella, fai clic sul pulsante Avvia caricamento. Vedrai cambiare lo stato del caricamento. Se necessario, puoi interrompere il caricamento facendo clic sul pulsante Interrompi caricamento.

È possibile regolare le dimensioni dell'area trascinando la linea di fondo su e giù.

Quando i file vengono caricati, viene visualizzata una schermata simile:

Qui puoi modificare il titolo del file, aggiungere descrizione e commento e assegnare una versione appropriata. È inoltre possibile selezionare un tag corrispondente dall'elenco predefinito. Quando sei soddisfatto, fai clic sul pulsante Conferma. Se nella cartella corrente esiste già un documento con lo stesso nome di file, viene offerta automaticamente una nuova revisione del documento.

Caratteri non validi nei nomi dei documenti: '\ [\] \ / \ \ \? ": <> #% \ * '

La dimensione massima del documento allegato è limitata impostando la dimensione massima dell'allegato nel menu Altro »Amministrazione» Impostazioni »File» Dimensione massima allegato.

links Documents

Non è possibile creare un collegamento a un altro documento o una cartella dalla stessa o in un'altra cartella dello stesso o di un altro progetto. Link si comportano come se operano direttamente sul documento o una cartella di destinazione. Ciò significa per esempio che se si scarica o e-mail un link, il file indicato viene inviato all'utente.

Se il documento di destinazione sta per essere rimosso o spostato l'utente sarà in guardia circa i collegamenti esistenti e questi collegamenti saranno rimossi automaticamente.

Creare un collegamento nella posizione corrente ad un altro file o una cartella

C'è un comando "Collega da" nella barra degli strumenti del comando nel modulo dei dettagli del documento o della cartella. Dopo un clic su quell'icona appare un nuovo modulo Nuovo collegamento documento. L'utente dovrebbe scegliere un progetto di origine, una cartella e opzionalmente documentare come la destinazione del collegamento appena creato.

Interno

Permette di creare collegamenti a oggetti DMS.

Esterno

Permette di creare collegamenti a oggetto esterno utilizzando il loro URL.

Creare un collegamento dal file corrente o la cartella in un'altra cartella

Ci sarà un nuovo comando "Collega a" nella barra degli strumenti del comando della vista principale. Dopo un clic su quell'icona appare un nuovo modulo Nuovo collegamento documento. L'utente dovrebbe scegliere un progetto e una cartella di destinazione in cui verrà localizzato il collegamento appena creato.

Elenco dei documenti

I file vengono aggiunti nella cartella:

Vengono visualizzati i titoli e i nomi dei file, la loro dimensione, la data dell'ultima modifica, la versione, lo stato del flusso di lavoro e chi li ha aggiunti (l'autore). Inoltre, puoi bloccare o eliminare i file. Un movimento di un documento crea una nuova revisione il cui autore è l'utente che ha spostato il documento. Pertanto, l'autore del documento viene modificato dall'utente corrente in base all'ultima revisione.

I simboli e il loro significato:

    dettagli del file

    bloccare per impedire modifiche per gli altri membri

    sbloccare per consentire modifiche per gli altri membri

    cancella il file

    notifiche non attive: attivare (solo Project Manager o Amministratore)

    notifiche attive: disattiva (solo Project Manager o Amministratore)

    flusso di lavoro di approvazione

dettagli documento

Se si fa clic sul simbolo, si arriva alla pagina con le informazioni dettagliate sul file.

Si vede la cronologia dei file, le sue versioni e flusso di lavoro. È possibile scaricare vecchie revisioni facendo clic sul corrispondente cartello. È possibile mostrare / nascondere il download e le voci di posta elettronica facendo clic sull'icona. È possibile eliminare una particolare revisione facendo clic sull'icona. Il file può essere copiato o spostato in un'altra cartella o anche in un progetto facendo clic sull'icona. Quindi devi selezionare una cartella e un progetto di destinazione. Il file viene copiato o spostato facendo clic su un pulsante corrispondente Copia o Sposta.

In qualità di project manager che si vede anche le statistiche su chi, quando e quante volte ha scaricato singole versioni.

È possibile aggiungere una nuova revisione facendo clic sul segno più + accanto al titolo Nuova revisione nella parte superiore della pagina. Compare la seguente schermata:

È possibile modificare il titolo, la descrizione e aggiungere un nuovo commento. Se si aggiunge un nuovo file (Nuovo contenuto), una nuova versione verrà assegnato automaticamente ad esso. Può essere sia una versione minore (se la versione precedente era x.1, la nuova versione sarà x.2; di solito per piccole modifiche nel documento), o una versione principale (se la versione precedente era 1.x, il nuova versione sarà 2.0, di solito per i grandi cambiamenti nel documento).

Al termine di tutte le impostazioni del documento, fare clic sul pulsante Crea e viene aggiunta una nuova revisione.

Notifiche

È possibile per il Project Manager o l'amministratore abilitare / disabilitare le notifiche per ogni documento o cartella di documenti. Se il flag di notifica è attivo, una e-mail di notifica viene inviata a tutti i destinatari di posta elettronica dopo che lo stato del documento è cambiato (creazione, modifica, approvazione). I destinatari dell'e-mail sono presi dalla lista dei membri del progetto. Le impostazioni di notifica e-mail dei singoli utenti vengono prese in considerazione.

Se il flag di notifica è impostato su una cartella, vengono inviate e-mail di notifica se lo stato del documento è cambiato all'interno della sotto-gerarchia della cartella.

Si prega di notare che tutte le notifiche e-mail relative a Easy DMS vengono inviate sia per i progetti previsti e progetti in realizzazione. Al contrario, notifiche e-mail relative ad altre entità in Easy Redmine non vengono inviati per i progetti pianificati.

Esistono diversi modi per abilitare / disabilitare le notifiche e-mail da DMS:

  1. Impostazioni del plugin - Nelle impostazioni del plug-in, è possibile specificare se le notifiche sono abilitate o disabilitate per le nuove directory create. Questa è l'opzione "Notifiche predefinite file" che può essere impostata su Activated X Disattivato.
  2. Impostazioni del progetto - Nelle impostazioni del progetto, c'è la scheda Documenti e al suo interno è l'opzione Notifiche: Predefinito (nessuna modifica) X Attivato (Voglio ricevere notifiche anche quando sono disattivate) X Disattivato (Non voglio ricevere notifiche anche quando sono accesi). Questa è l'impostazione per il membro del progetto attualmente connesso.
  3. Impostazioni della rubrica - Per ogni directory, c'è un'icona per l'attivazione, rispettivamente disattivando le notifiche.
  4. Impostazioni del documento - Per ogni documento, c'è un'icona per attivare, rispettivamente, disattivare le notifiche.
  5. Impostazioni utente - Nel profilo utente, tutti possono impostare le notifiche che desiderano ricevere.

workflow di approvazione

Lo stato del flusso di lavoro di approvazione è indicato dallo stato del flusso di lavoro nella colonna Flusso di lavoro. Lo stato iniziale è Nessuno, dopo l'assegnazione del flusso di lavoro di approvazione lo stato viene modificato in Assegnato.

Per avviare il flusso di lavoro di approvazione già assegnato, fare clic sul pulsante Avvia nel menu contestuale.

Nel caso dello stato del flusso di lavoro vengono elencate prossimi approvazioni.

processo di workflow di approvazione

Lo stesso processo è chiaramente descritta nello schema seguente.

E ora passo per passo:

1. Assegnare un flusso di lavoro di approvazione esistente al documento selezionato facendo clic sull'icona:    

Poi appare una forma di assegnazione del flusso di lavoro:

Tutti i flussi di lavoro di progetto e di approvazione globale sono selezionabili. Seleziona un flusso di lavoro e fai clic sul pulsante Invia. Il flusso di lavoro selezionato viene assegnato al documento.

2. Nel passaggio successivo, il flusso di lavoro assegnato deve essere avviato facendo clic sull'icona:    

3. All'avvio del flusso di lavoro, tutti i responsabili dell'approvazione in determinati passaggi devono eseguire un'approvazione. Il documento è bloccato per impedire tutte le modifiche.

Se siete uno dei responsabili dell'approvazione della fase di approvazione corrente, l'icona è fatto clic-in grado e si può fare un'approvazione cliccando su di esso. Poi appare il modulo di approvazione:

Qui ci sono tre opzioni, approvare, rifiutare o delegare l'attuale fase di approvazione. In caso di rifiuto o delega sei obbligato a commentarlo nel campo di testo "La tua nota ...". Solo i membri del progetto sono offerti per la delega. La tua decisione verrà confermata facendo clic sul pulsante Invia.

4. Se hai appena approvato il documento e sei l'ultima persona della catena di approvazione. Il documento è approvato a seguito della tua approvazione. Lo stato viene modificato in "Approvato".

5. Se hai appena rifiutato il documento. La catena di approvazione è terminata immediatamente e il documento si trova nello stato Rifiutato.

6. Se si approva e non sei l'ultimo responsabile approvazioni o si delega la vostra approvazione a qualcun altro, l'approvazione del flusso di lavoro continua.

Log

Tutte le approvazioni del flusso di lavoro sono memorizzati e sono disponibili nella finestra di log. È possibile aprire la finestra facendo clic sul testo di stato del flusso di lavoro:

Notifiche di posta elettronica

Notifiche via email vengono inviate in base alla tabella come segue:

Evento

Ricevitore (s)

Il flusso di lavoro di approvazione viene avviato

Tutti i responsabili approvazione del primo passo

Un passo workflow di approvazione è finito

Tutti i responsabili dell'approvazione del prossimo proprietario passo e del flusso di lavoro

Il documento è stato approvato

Tutti i membri del progetto

Il documento è stato respinto

Tutti i partecipanti al flusso di lavoro e il proprietario del flusso di lavoro

Un passo di approvazione è stata delegata

il delegato

è stata raggiunta data di scadenza

Tutti i responsabili dell'approvazione del passaggio dato che non hanno ancora approvato. Queste notifiche vengono rinviati ogni giorno lavorativo.

Cestino dei rifiuti

Se i documenti o le cartelle vengono eliminati da un utente, vengono spostati nel cestino solo di fatto e possono essere ripristinati nuovamente o definitivamente rimossi dal cestino con l'autorizzazione Elimina documenti. Il cestino è disponibile dal menu principale DMS. L'interfaccia utente del cestino è molto simile alla vista documenti tranne le icone di comando. Nuove icone di comando per ripristinare ed eliminare una cartella o un documento sono accanto alle cartelle cancellate di un documento. Una volta che un documento o una cartella sono stati eliminati dal cestino, non è possibile tornare indietro!

impostazioni personali

Ogni membro del progetto è permesso di personalizzare il comportamento del modulo DMS come segue:

Ci sono due opzioni:

Notifiche - Attivato (predefinito), Disattivato - Se disattivato, non si riceveranno notifiche e-mail relative ai documenti e viceversa.

Formato del titolo - I nomi file dei documenti scaricati possono essere formattati usando i seguenti tag:

% T - Titolo del documento

% D - la data in cui è stato caricato il documento

% V - la versione della documentazione

% I - numero identificativo del documento

% R - numero di revisione del documento

Collegamenti veloci - Se selezionato, è necessario inserire l'ID di un documento invece di selezionare il documento da un elenco di selezione quando si crea un collegamento al documento.

Agisci come attaccabile

            File e documenti - È possibile allegare file e documenti ai problemi.

            File - È possibile allegare file solo ai problemi.

Questa funzione offre la possibilità di allegare documenti alle attività. Il modulo nuovo / modifica attività contiene un'area Drag & Drop per il caricamento dei documenti. È anche possibile collegare documenti esistenti utilizzando il pulsante Collegamento da. I documenti allegati sono archiviati nelle cartelle di sistema visibili dall'interfaccia utente in base alle autorizzazioni.

 

Come visualizzare le attività relative a Easy DMS

Tutte le modifiche relative a un file di revisione sono registrati come attività.

 

Come configurare WebDAV

Il modulo del documento del progetto può essere montato come una cartella web. In una cartella montato è disponibile un documento completo e struttura delle cartelle poi. Quando un utente fa un'operazione come scaricare / caricare un documento o la creazione di una nuova cartella viene automaticamente registrato nel DMS e ha lo stesso effetto come l'operazione sarebbe stato fatto nel l'interfaccia web di DMS.

Per montare un documenti di progetto nel sistema MS Windows documenti aperti, fare clic destro sulla voce Computer nella struttura ad albero e selezionare un'unità di rete monte. Fill-in URL del modulo documenti di progetto nel seguente formato:

https://[your domain]/dmsf/webdav/[project identifier]

Nella fase successiva viene richiesto di effettuare il login e in caso di un login riuscito appare una nuova cartella con i documenti del progetto.

 

WebDAV risoluzione dei problemi

Nonostante il fatto che il protocollo WebDAV sia uno standard utilizzato per accedere ai percorsi di rete, il client potrebbe dover affrontare diversi problemi soprattutto in MS Windows. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti su come gestire gli errori generati durante la mappatura di un'unità di rete tramite WebDAV.

Microsoft Windows

Ciò dipende da quale livello di aggiornamento si è in Windows. Per favore riferisci a Questo articolo per maggiori informazioni.

Finestre 10, 8.1, 8 e 7

Windows 10, 8.1 e 8 utilizzano i servizi WebClient per connettersi a un server WebDAV, per impostazione predefinita il servizio WebClient è disabilitato, pertanto è necessario abilitarlo e modificare il servizio in modo che si avvii automaticamente all'avvio di Microsoft Windows:

Quindi avviare e cambiare il tipo di avvio automatico:

Utilizzando il CMD

Controllare se il servizio WebClient è in esecuzione e impostato su "Avviare automaticamente". Da un prompt dei comandi, è possibile avviare i servizi WebClient digitando

webclient net start

È necessario eseguire cmd.exe con privilegi elevati se è abilitato il controllo dell'account utente. BasicAuthLevel


Ricerca DMS a testo completo

La ricerca DMS full-text è facilmente accessibile nei documenti semplicemente facendo clic sulla casella di controllo "Documenti DMS" nel menu di ricerca avanzata.


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